Учись Учиться

Конспект лекции
Менеджмент
26 March 2011

Тема 8. Межличностная коммуникация. Способы совершенствования информационного обмена в организации. Системы обратной связи. Проведение совещаний.

Star InactiveStar InactiveStar InactiveStar InactiveStar Inactive
 
    Tags:
  • Межличностная коммуникация
  • информационного обмен в организации
  • системы обратной связи
  • проведение совещаний.

 

Межличностная коммуникация

Преграды на пути межличностных коммуникаций.

1. преграды, обусловленные восприятием:

  • конфликт между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя;
  • избирательное восприятие – в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения;
  • преграды, обусловленные социальными установками людей.

                2. семантические барьеры – использование символов (слова, жесты, интонации).

3. невербальные преграды – обмен взглядами, улыбка и гримаса неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд, а также интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.д.

4. плохая обратная связь.

5. Деловая коммуникация

 

Способы совершенствования информационного обмена в организации

Управленческие действия - руководитель может практиковать:

  • короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т. п.
  • периодические встречи с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов.
  • проведение еженедельных встреч-совещаний

 

Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь контакта с руководителем.

 

Системы обратной связи

Перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов – например, фирма «Форд» направляет работников своей главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции. Подобным образом мэр города лично посещает районы, чтобы удостоверится в нормальной реализации различных государственных программ.

Опрос работников – проводится с целью получения информации от руководителей и рабочих. Например:

  •  четко ли доведены до них цели их деятельности;
  •  с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;
  •  получают ли они точную и своевременную информацию;
  •  открыт ли их руководитель для предложений;
  •  информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

 

Пример

Использование обратной связи с работниками

Фирма «Интернэшнл Пейпер» разработала программу совершенствования обмена информацией для корпоративного и цехового уровней. Первым шагом на пути разработки стало выяснение путем опроса отношения работников к компании, а также – какого рода информацию они хотели бы получать. Результаты опроса были использованы при разработке ряда программ информационного обмена, например программы «Оперативный прорыв». В рамках этой программы был создан канал для непосредственной связи цеховых руководителей с рабочими-почасовиками с целью обсуждения с ними общих проблем работы в цехе и безопасности на рабочих местах. Цеховое руководство провело ряд встреч с рабочими-почасовиками и открыто обсудило все эти вопросы. Рабочих проинформировали об основных проблемах компании, показав им видеозапись конференций руководителей высшего звена фирмы. Руководители менее высоких уровней смотрели запись вместе с рабочими, а затем обсуждали с ними все возникшие вопросы. Результаты обсуждения были сообщены высшему руководству, которое, в свою очередь, отреагировало на полученную информацию, по каналам обратной связи доведя свою реакцию до руководителей менее высоких уровней.

Система сбора предложений – разработаны с целью облегчения

поступления информации наверх.

Ящик для предложений – работники фирмы могут анонимно подавать туда свои предложения. Этот вариант не слишком эффективен, так как часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Частная телефонная сеть – работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам, либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Кружки качества, а также группы неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям, а также возможных или существующих проблем.

Пример

Как фирма «Леви Страусс» поддерживает контакты.

Одна из лидеров в области своевременного обнаружения и устранения корпоративных проблем – это компания «Леви Страусс» из Сан-Франциско, многие годы отличающаяся повышенной восприимчивостью к нуждам своих работников. В июле 1982 г этот гигант швейной промышленности начал в своей главной конторе развертывать программы «Говори свободно» для 1700 своих работников. «Говори свободно» - это программа конфиденциальной двусторонней письменной связи.

Координатор программы Кэти Тигардин сказала, что подобная инициатива компании объясняется тем, что «руководство ощутило реальную потребность соприкоснуться с мнениями и установками работников», особенно в связи с последними увольнениями.

Программа первоначально охватывала три категории работников – служащих компании, специалистов по модной одежде из джинсовой ткани и агентов-посредников, т.е. примерно треть всего кадрового состава. Пробная программа оказалась успешной, и ее распространили на всех 1700 работников главной конторы.

Тигардин сообщила, что в настоящее время программа получила статус официальной и может быть распространена на 60 производственных и сбытовых предприятий фирмы в США.

По ее словам, в рамках программы приходит в среднем 9 писем в месяц. Обычно эти послания посвящены политике компании и новому комплексу «Левис Плаза».

Тигардин говорит, что ее работники выражают удивление, почему в комплексе отсутствует редколлегия центрального бюллетеня фирмы, почему нельзя заменить часы работы гимнастического зала компании, почему нет стоянки для автомобилей или почему компания не может перейти к политике ограничения курения в общественных местах. На письменный ответ соответствующим чиновникам отводится 10 дней. «Я в самом деле поражена откровенностью ответов», - говорит Тигардин и добавляет, что иногда она бывает вынуждена обращаться к чиновнику, написавшему ответ, с просьбой сделать его более позитивным. Она подчеркивает, что программа «Говори свободно» не заменяет прямой связи с заведующими подразделениями. Правда, когда работник задает вопрос, который относится не только к какому-то конкретному отделу, но заслуживает внимания руководства компании в силу интересов автора, программа не может помочь.

«Я не вижу в этом ничего страшного, - отвечает Тигардин на вопрос, не угнетают ли ее приходящие к ней жалобы. – Напротив, прямой ответ на поставленный в письме вопрос поднимает дух. Ныне создан механизм рассмотрения жалоб».

Информационные бюллетени, публикации, видеозаписи организации. Крупные организации издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. Туда могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции и услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Технология видеозаписи дала в руки организаций еще одно средство формирования информационных каналов.

Пример

Английская фирма  «Бритиш Петролеум» раз в квартал выпускает видеогазету под названием «Трубопровод». Эта газета освещает главные события в жизни компании, действующей во многих странах мира, ее рассылают всем филиалам и на суда танкерного флота. Видеоленты компания использует даже для того, чтобы ознакомить своих работников с предпринимаемой реорганизацией.

Фирма «Ай Би Эм» также использует видеоленты. Обычно они сопровождают печатные материалы. В одной из видеопрограмм финансовый директор разъясняет финансовые достижения своего отделения за прошлый год. Лента дополнена годовыми отчетами, опубликованным им в информационном бюллетене фирмы.

 

Некоторые советы по организации деловой коммуникации

 

Проведение совещаний.

Совещания – это коллегиальная форма обсуждения каких-то вопросов в целях подготовки решения.

Для наибольшей эффективности проведения совещаний необходимо сокращать их по продолжительности, прежде всего путем тщательной подготовки и регламентации.

Если совещание продолжается без перерыва 2 ч, то более 90% участников согласны на любое решение, лишь бы побыстрее его закончить.

оптимальная продолжительность совещания не более 1 ч.

следует устраивать 5-10 минутные перерывы, если требуется более длительная работа.

лучше проводить два совещания в неделю (каждое по полчаса), чем одно длительностью в час.

рекомендуется проводить совещания во второй половине дня – лучше между 16 и 18 ч.

утром целесообразно проводить оперативки, нацеливание людей на первоочередные рабочие задания (10-20 мин).

 

Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности

Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности

 

1 – нормальная активность; 2 – ослабление внимания;3 – физиологическая активность; 4 – утомление; 5 – отрицательная активность; 6 – безразличие к решениям

 

 

Необходимо:

  • подготовить четкий проект решений, но не включать в него окончательные выводы;
  • конкретно определить проблемы;
  • важно для себя сформулировать результат совещания: принять решение по такому-то вопросу, выработать рекомендации, убедить присутствующих в том-то и т. п.
  • сформулируйте тему совещания и доведите до сведения участников заранее. Не следует использовать формулировки-шаблоны, например: «О нарушениях дисциплины», ваша задача предложить участникам определенное направление в размышлениях, например: «В чем причина частых опозданий на работу в таком-то цехе?»;
  • определить состав участников совещания. Не обязательно приглашать руководителей подразделений – нужно привлекать лиц наиболее компетентных в теме.

 

(ПРОДОЛЖЕНИЕ в следующей статье...)

    Tags:
  • Межличностная коммуникация
  • информационного обмен в организации
  • системы обратной связи
  • проведение совещаний.
Rating:
( 0 Rating )
  • Дипломная работа
    • Дипломы по физике
    • по психологии
  • Курсовая работа
  • Реферат
  • доклад
  • Статьи
  • Педагогика
  • Конспект лекций
  • Аннотация
  • Лабораторная работа
  • контрольная
  • Иследования
  • конспект урока

Недавно добавили

РЕЗУЛЬТАТЫ СОЦИАЛЬНО-ГИГИЕНИЧЕСКОГО МОНИТОРИНГА В КАЗАНИ 29 October 2011
СОВРЕМЕННЫЕ ОСОБЕННОСТИ МОРФОФУНКЦИОНАЛЬНОГО СОСТОЯНИЯ СЕЛЬСКИХ И ГОРОДСКИХ ДЕТЕЙ МЛАДШЕГО ШКОЛЬНОГО ВОЗРАСТА 29 October 2011
Понятия «иностранец», «иностранный элемент», «иностранный правопорядок» в российском законодательстве и практика их применения к брачно-семейным отношениям 08 May 2012
Корректурная проба 02 February 2011
Конспект урока Деформация. Сила упругости. Закон Гука 03 December 2011
«Кактус» графическая методика 24 March 2012
Гражданское общество и его отличительные черты 26 March 2012
Социология 15 January 2014
Научное обоснование возможностей, предоставленных бизнесменам и лидерам среднего уровня. 21 February 2012
Путь в науку. Учебно-методическое пособие 29 October 2011

Самое читаемое

  • Методика «Счет по Крепелину»
  • Психологическая диагностика и коррекция агрессивного поведения детей и подростков
  • Корректурная проба
  • Характеристика На ученика 8а класса
  • Психолого-педагогическая характеристика на ученика 7«В» класса
  • Правовое регулирование медиации в России
  • Понятие и виды преступности несовершеннолетних.
  • Лекция 3. Планирование научного исследования. Формулировка целей и задач.
  • Список литературы по менеджменту
  • Лекция 11. Научные методы исследования. Правила выбора методов в соответствии с темой и задачами. Виды методов для различных направлений исследования.

Последние новости

Создание и исследование компьютерного электрокардиографа 02 February 2014
Оценка загрязнения продуктов питания на примере кисло-молочной продукции региональных производителей 02 February 2014
Дистанционная ударноволновая литотрипсия 01 February 2014
Исследование возможностей использования шумомера 01 February 2014
Методы компьютерной обработки визуальной информации УЗ-сканеров 25 January 2014
Правовое регулирование медиации в России 19 January 2014
Психологическая диагностика и коррекция агрессивного поведения детей и подростков 19 January 2014
Итоговое игровое профориентационное занятие «Как устроиться на работу» 19 January 2014
Участие населения в правотворческом процессе муниципальных образований: реальность или фикция? 18 January 2014
Хрематонимы города Кирова: опыт комплексного анализа 18 January 2014

Сейчас читают

Тема 12. Прикладной уровень OSI 14 January 2011
Психотерапевтические основания 08 May 2012
МАССИВЫ 08 May 2011
Тема 15. Управление трудовыми ресурсами. Производительность. Издержки на рабочую силу. 03 May 2011
Тема 5. Правовой режим земель сельскохозяйственного назначения Вопрос 1. Понятие и состав земель сельскохозяйственного назначения 02 March 2011
Тема 10. Самоменеджмент. Постановка целей. Принципы и правила планирования времени. 26 March 2011
В четырех подъездах дома n квартир 28 February 2012
О преимуществах торговой системы Всемирной торговой организации 12 January 2011
ЭКСПЕРИМЕНТ. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПСИХОЛОГИЧЕСКОГО ЭКСПЕРИМЕНТА 13 February 2012
СУЩНОСТЬ, РОЛЬ И ФУНКЦИИ КРЕДИТА В РЫНОЧНОЙ ЭКОНОМИКЕ 04 November 2013
  • Дипломная работа
    • Дипломы по физике
    • по психологии
  • Курсовая работа
  • Реферат
  • доклад
  • Статьи
  • Педагогика
  • Конспект лекций
  • Аннотация
  • Лабораторная работа
  • контрольная
  • Иследования
  • конспект урока