Курсовая работа

 

"Компьютер как средство обучения при изучении возможностей текстового редактора Word"

 

ГЛАВА 1. КАК СОЗДАТЬ НОВЫЙ ДОКУМЕНТ ? 3
НАЧАЛО РАБОТЫ 3
РАБОТА С ТЕКСТОМ 3
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ 5
УСТАНОВКА ФОРМАТА БУМАГИ 7
СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА 7
СОХРАНЕНИЕ НЕСКОЛЬКИХ ВЕРСИЙ ОДНОГО ДОКУМЕНТА 8
ГЛАВА 2. ОТКРЫТИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 9
ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА 9
РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 11
ИЗМЕНЕНИЕ МАСШТАБА ИЗОБРАЖЕНИЯ ДОКУМЕНТА НА ЭКРАНЕ 11
ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА 11
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ФРАГМЕНТОВ ТЕКСТА 13
ПОИСК СЛОВ В ТЕКСТЕ 13
ОТМЕНА НЕПРАВИЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ 14
ГЛАВА 3. СОЗДАНИЕ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА С ПОМОЩЬЮ ОПЕРАЦИЙ ФОРМАТИРОВАНИЯ. 15
ШРИФТОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 15
ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦЕВ 18
ПЕРЕХОД НА НОВУЮ СТРАНИЦУ 20
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КООРДИНАТНОЙ ЛИНЕЙКИ 21
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТИЛЕЙ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 21
ВСТАВКА В ДОКУМЕНТ СПЕЦИАЛЬНЫХ СИМВОЛОВ 22
ВВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ СИМВОЛОВ С КЛАВИАТУРЫ 22
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАРНЫХ КАВЫЧЕК 23
ГЛАВА 4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЕРВИСНЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА WORD 23
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СРЕДСТВ АВТОЗАМЕНА И АВТОТЕКСТ 23
РАБОТА СО СРЕДСТВОМ АВТОТЕКСТ 24
КОМАНДА АВТОФОРМАТ 24
ПРОВЕРКА ОРФОГРАФИИ И ПРАВОПИСАНИЯ 24
ВОЗМОЖНОСТИ КОРРЕКТОРА ОРФОГРАФИИ 24
ГЛАВА 5. СОЗДАНИЕ СПИСКОВ И ТАБЛИЦ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD. 27
СОЗДАНИЕ СПИСКОВ С ПОМОЩЬЮ МАРКЕРОВ 27
НУМЕРОВАННЫЕ СПИСКИ 28
УПОРЯДОЧИВАНИЕ ЗАПИСЕЙ В СПИСКЕ 28
РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD 29
ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD 29
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ТЕКСТА В ТАБЛИЦУ 30
РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ 30
ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ 32
ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ ПАНЕЛИ ТАБЛИЦЫ И ГРАНИЦЫ 34
ВЫПОЛНЕНИЕ ВЫЧИСЛЕНИЙ В ТАБЛИЦЕ 36
ДУБЛИРОВАНИЕ ЗАГОЛОВКА ТАБЛИЦЫ НА СЛЕДУЮЩИХ СТРАНИЦАХ 36
ГЛАВА 6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ РЕДАКТОРА WORD 37
КОЛОНТИТУЛЫ ПОМОГАЮТ ОРИЕНТИРОВАТЬСЯ В БОЛЬШОМ ДОКУМЕНТЕ 37
ВСТАВКА ТЕКУЩЕЙ ДАТЫ 39
НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ 39
ВСТАВКА В ДОКУМЕНТ ГРАФИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ 40
ВЫДЕЛЕНИЕ ЧАСТЕЙ ДОКУМЕНТА 42
РАСПОЛОЖЕНИЕ ТЕКСТА В НЕСКОЛЬКО КОЛОНОК 42
ГЛАВА 7.ВЫВОД ДОКУМЕНТОВ НА ПЕЧАТЬ 44
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ПЕЧАТНЫХ СТРАНИЦ 44
РАБОТА ДИСПЕТЧЕРА ПЕЧАТИ 47
ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ ПРИНТЕРА 47
ЛИТЕРАТУРА 52 

 

Рассмотрим требования, предъявляемые к набору конкретных упражнений по заданной тематике:

 

• новая информация (теория) появляется только в тот момент, когда становится необходимой для выполнения конкретной операции в конкретном задании, предлагается малыми порциями и затем отрабатывается на нескольких примерах;
• упражнения на набор текста по возможности краткие (быстрая результативность) и несут определённую эмоциональную окраску (в содержании текста или его оформлении);
• каждое новое упражнение построено таким образом, что должно создавать ощущение легкости (известно как его выполнить, уже делали нечто подобное) но обязательно содержать определённый процент новой информации (отработка темы – не простое копирование, а продвижение вперёд небольшими шагами с опорой на предыдущее);
• по основным темам курса предлагается набор заданий, аналогичных рассмотренным при изучении нового материала, которые удобно использовать для закрепления и контроля;
• в конце каждого пункта приведена итоговая таблица, которую можно использовать для обобщения изученного материала, контроля знаний или самоконтроля.
Упражнение
Заключает набор основных правил, необходимых для изучения Microsoft Word.
1. Запустите Microsoft Word.
2. Раскройте пункт горизонтального меню Вид и щелкните по строке Разметка страницы, для подключения режима «разметка страницы».
3. Выберите масштаб набора «По ширине».Для этого воспользуйтесь командой горизонтального меню [Вид-Масштаб...] и установите переключатель в положение По ширине.
4. Установите ограничители текста. Для этого выберите команду Сервис-Опции, вкладку Просмотр и в группе переключателей Показывать активизируйте Ограничители текста.
5. Выберите команду меню Сервис-Опции..., в группе переключателей Непечатаемые символы активизируйте Все или работайте с включенной кнопкой Спец. Символы панели инструментов для облегчения работы с текстом

6. Научитесь различать текстовый курсор экрана (мигающий) и указатель мыши, принимающий вид текстового курсора.

 

Глава 1. Как создать новый документ ?

 

Текстовый редактор Word предоставляет множество средств,
облегчающих работу с текстом, с помощью которых даже начинающий пользователь легко создаст профессионально выглядящий документ.
Несмотря на богатые возможности текстового редактора Word, он всё же не способен написать за вас деловое письмо. Основной текст вам придётся набирать самому. Word же подскажет подходящую для документа форму.
Начало работы
Каждый из документов имеет определённую, уже устоявшуюся форму. Бланки многих таких документов, называемых шаблонами, уже имеются в арсенале редактора Word.
Начинаем с чистого листа
После запуска редактора Word перед вами появляется пустое окно документа, эквивалентное чистому листу бумаги. Такой вариант начала работы подходит для создания нестандартного документа. Если же нужен документ, имеющий стандартную форму, (деловое письмо, счёт, резюме и т.д.), то лучше воспользоваться шаблоном.
...или используем шаблон
Для того, чтобы создать документ на основе шаблона, щёлкните на кнопке Создать документ Microsoft Office, расположенной на панели Office, или выберите из меню Файл команду Создать. Откроется диалоговое окно Создание документа, показанное на рисунке (стр.92) ,в котором вы сможете выбрать подходящий для вашего документа шаблон. Для того чтобы перейти на нужную вкладку, щёлкните на её названии. Если возникают трудности с выбором документа по его названию, воспользуйтесь окном просмотра. Для этого щелкните на значке шаблона, и в окне просмотра появится фрагмент этого документа.
После того, как вы выбрали нужный шаблон, дважды щелкните на нём или выделите его и дважды щёлкните на кнопке Ok. Окно Создание документа закроется и на экране вместо чистого листа окажется заготовка документа, содержащая как готовый текст, так и специально отведённые места (они называются полями) для ввода текста, меняющегося от документа к документу.
Поручим часть работы мастеру
Для более быстрого получения результатов при совершении повторяющейся раз за разом рутинной работы в редакторе Word есть мастера. Работа мастера строится по несложной схеме: вы отвечаете на ряд вопросов, которые он вам задаёт и затем, в соответствии с вашими ответами , мастер сам создаёт определённым образом заполненный документ. В дальнейшем, когда мастер сохранит информацию о вас, он будет интересоваться подробностями данной конкретной работы.

Работа с текстом
Основное назначение программы Word – оказывать помощь в подготовке текстовых документов.
Создание нового документа
Если вы создаёте новый документ щелчком на кнопке Создать, расположенной на стандартной панели инструментов или просто используете новый документ, создаваемый при обычном запуске редактора Word, то перед вами будет пустой экран, обозначающий чистый лист бумаги. Вид документа по умолчанию определяется шаблоном Обычный. Диалоговые окна Шрифт и Параметры страницы содержат кнопки По умолчанию, чтобы сделанные изменения были сохранены в шаблоне Обычный.
При вводе текста не используйте клавишу Enter для перехода на новую строку. Эта клавиша предназначена для специального кода - «конец абзаца». Перенос текста с одной строки на другую редактор Word выполняет автоматически.
Если вы создаёте документ на базе шаблона, то на экране появится бланк будущего документа, содержащий «шаблонно» заполненные части, называемые полями. Наряду с полями, содержащими окончательный вариант текста, существуют поля содержание которых может меняться от документа к документу. Такие поля обычно помечаются надписью типа «Введите адрес», «Введите название предприятия», «Введите число страниц» и т.п. (эти надписи не будут видны в окончательном варианте документа, даже если в поле не вводился текст). Чтобы ввести текст в такое поле, достаточно щёлкнуть на нём мышью и набрать текст.
Может оказаться, что все ваши попытки изменить шаблонный текст потерпят неудачу, хотя текст в полях редактируется без затруднений. Это означает что документ защищен от изменений. Чтобы снять защиту, выберите из меню Сервис команду Снять защиту. После этого вы можете свободно редактировать любую часть документа. Чтобы вновь установить защиту, выберите из меню Сервис команду Установить защиту. После завершения редактирования не забудьте сохранить результат.
Для того чтобы сохранить документ в виде шаблона (и в дальнейшем использовать его как базу для составления других документов), выберите из меню Файл команду Сохранить как. Затем из раскрывающегося списка Тип файла выберите строку Шаблон документа. Для этого щёлкните на стрелке в поле Тип файла, а в появившемся списке – на строке Шаблон документа. Щелкните на кнопке Сохранить для выполнения сохранения.
После запуска редактора Word текст вводится в режиме вставки. Это означает, что вводимый вами текст добавляется в то место, где находится курсор, раздвигая имеющийся текст. Но вы можете переключиться в режим замены, при котором вновь вводимые символы будут заменять имеющиеся. Для переключения из одного режима в другой нужно нажать клавишу Insert или дважды щелкнуть на элементе ЗАМ строки состояния. Этот же элемент показывает текущий режим. Если буквы ЗАМ блеклые, то программа Word находится в режиме вставки, если яркие, то в режиме замены.
• Упражнение 1.1
Создание документов на основе уже готовых шаблонов
Используя инструкции, при помощи готового шаблона оформить следующую таблицу:

Автоматическое разбиение на страницы
Текстовый редактор Word самостоятельно делит документ на страницы и в строке состояния сообщает вам, на какую страницу вы вводите текст и сколько всего страниц в документе.
Удаление элементов текста
Иногда бывает необходимо удалить некоторые элементы текста. Для этой цели текстовый редактор Word предоставляет на выбор один из следующих способов:
• Упражнение 1.2
Приобретение навыков удаления элементов текста. При выполнении данного задания обучающимся придется вспомнить: где находится запятая на русской раскладке клавиатуры, как пользоваться координатной линейкой для оформления столбца текста стихотворения
В данном тексте удалите все слова, содержащие букву «е»:
Погода стоит золотая
Нежданно в конце сентября,
И листья, слетая, витают,
На солнце светясь и горя.
Потренируйтесь выполнять данное задание с применением всех пяти способов.

 

Перемещение по документу

Текст документа, введенный несколько страниц назад, вы можете посмотреть несколькими способами. Самый простой – перемещаться по тексту с помощью мыши, установив её предварительно на одну из полос прокрутки. Но использование специальных клавиш позволит вам точнее попасть на нужную позицию:

 Ключ к заданию:
• В начало (конец) строки курсор попадает при нажатии клавиши Home (End).
• Вверх (вниз) по тексту на один экран курсор перемещают клавиши PageUp (PageDown).
• В начало (конец) документа может попасть с помощью сочетания клавиш Ctrl+Home(Ctrl+End).
• Для перемещения на одно слово влево (вправо) используется сочетание клавиш Ctrl+стрелка влево (Ctrl+стрелка вправо).
• Переход на один абзац вверх (вниз) можно реализовать с помощью сочетания клавиш Ctrl+стрелка вверх (Ctrl+стрелка вниз).
• В начало (конец) экрана можно попасть с помощью сочетания клавиш Alt+Ctrl+PageUp (Alt+Ctrl+PageDown).
• В начало (конец) следующей страницы курсор перемещают клавиши Ctrl+PageUp (Ctrl+PageDown).
• Для того чтобы попасть в то место текста, где вы сделали изменения, воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F5 (причем эта комбинация поможет вам определить те позиции в тексте, где были сделаны три последних по времени изменения).
• Для быстрого перехода к конкретной странице текста (или конкретно выбранному месту в тексте) нажмите клавишу F5 или дважды щелкнув мышью на номере страницы в строке состояния, вызовите окно Найти и заменить с открытой вкладкой Перейти. Это окно показано на рисунке:

• Упражнение 1.3
Отработка навыков перемещения по тексту (необходима изначальная заготовка текста объемом несколько страниц).
Отработать навыки быстрого перемещения по тексту, используя все девять способов.

 

Установка размеров полей
Поля – это свободные пространства на странице, окружающие набранный текст (не путайте с полями ввода). Их размеры можно уменьшать или увеличивать по желанию пользователя (однако, уничтожить их полностью нельзя, так как каждый принтер имеет недоступную для печати зону, за соблюдением которой следит Windows).
Для того чтобы изменить размеры полей, выберите из меню Файл команду Параметры страницы, затем на вкладке Поля установите нужные величины. Word позволяет задавать различные параметры поля для разных участков в пределах одного текста (например, от положения курсора до конца текста). Для этого щелкните на соответствующем элементе списка Применить в окне параметры страницы.
• Упражнение 1.4
Приобретение навыков установления полей страницы.
Установите на вкладке Поле следующие параметры страницы: верхнее – 2см, правое – 1.5см, левое – 3см, нижнее – 2см.

 

Установка формата бумаги

Установить нужный формат бумаги можно при помощи диалогового окна Параметры страницы. Выберите из меню Файл команду Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Размер бумаги , затем выберите один из стандартных форматов. Можно задать любой размер из списка Размер бумаги выбрав пункт другой. В этом случае необходимо указать высоту и ширину страницы. После этого укажите способ ориентации бумаги: альбомная или книжная.

 

 

 

 

 

 

Сохранение документа

Текст необходимо сохранять через каждые 15–20 минут, чтобы обезопасить себя от его потери из-за внезапных неполадок в электросети. В редакторе Word Сохранить выполняется сочетанием клавиш Shift+F12.Можно щелкнуть на кнопке Сохранить панели инструментов.
Если текст документа сохраняется впервые, то открывается диалоговое окно Сохранить как. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить документ, и в поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить документу.
Имя документа должно быть содержательным.
Максимальная длина – 255 символов (пробелы и знаки препинания)
Регулярное сохранение файлов Word может взять на себя. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Сохранение поставьте отметку против слов Автосохранение каждые: n минут (число n вы выбираете сами). После этого через заданное число минут программа Word будет сохранять проделанную работу. При этом закрывая документ или выходя из редактора Word, следует обязательно сохранить сделанные изменения (иначе все результаты автосохранения будут утеряны).
Как восстановить результаты работы, если произошло внезапное отключение компьютера?
Если автосохранение не было включено, то никак. Если же работа производилась в режиме автосохранения, то при новом запуске редактора текст будет выведен на экран со всеми изменениями.
Запись информации о документе
Для того, чтобы иметь возможность в любое время найти нужный документ и вспомнить его содержание, при сохранении документа в него включают сжатую информацию (заголовок, автор, тема, время написания и т.п.)
Для введения такой информации выберите из меню Файл команду Свойства, а в окне Свойства – вкладку Документ. Далее введите необходимую информацию и щелкните на кнопке Ok.
Для того, чтобы редактор Word при каждом сохранении файла отображал окно Свойства, выберите из меню Сервис команду Параметры, щелкните на вкладке Сохранение. Затем поставьте отметку напротив слов Предлагать заполнение свойств документа.
Увидеть введённую информацию можно и при открытии файла, если в окне Открытие документа щелкнуть на кнопке Свойства.

 

Сохранение нескольких версий одного документа

В редакторах Word 6.0 и 7.0 для сохранения версии документа использовалась программа Сохранить как. Таким образом, новая версия сохранялась в новом файле с новым именем. В Word 97 появилась новая возможность, которая позволяет сохранить несколько версий документа в одном файле. Такой подход позволяет облегчить работу пользователя. После сохранения версий документа их можно открывать, печатать, просматривать и удалять. Сохранение версии документа осуществляется в двух режимах: по выбору пользователя и автоматически. Для сохранения текущего состояния документа с использованием версий необходимо сделать следующее:
• Выберите из меню Файл команду Версии. Появится диалоговое окно Версии документа.

• Щелкните на кнопке Сохранить.
• В появившемся диалоговом окне Версии документа в поле Заметки к версии введите краткое описание сохраняемой версии.
• Щелкните на кнопке Ok.
Для автоматического сохранения версий при завершении работы в диалоговом окне Версии документа установите параметр Автоматически сохранять версию при закрытии. Записанные в одном файле версии документа можно открывать и удалять. Для этого: открыть документ, из меню Файл выбрать команду Версии, выделить нужную версию и щелкнуть на кнопке Открыть для открытия или Удалить для её удаления.
Сравнение версий документа
Если необходимо сравнить текущую версию документа с одной из предыдущих, то более раннюю версию надо сохранить в отдельном файле, т.к. команда Сравнить версии используется только для сравнения отдельных файлов. Для сохранения версии необходимо её открыть, из меню Файл выбрать команду Сохранить как, а затем дать новое имя.
• Упражнение 1.5
Практическое задание: сохранение версии документа.
Создать версию документа и сохранить её, пользуясь инструкциями. При сохранении не забудьте ввести краткую характеристику данной версии вашего документа.

 

Глава 2. Открытие и редактирование документов

Открытие документа

Работа с документом начинается с его открытия (если только вы не создаёте новый документ). Для открытия документа необходимо определить его местонахождение на диске. В Microsoft Office файлы с документами обычно хранятся в папке Мои документы. Но возможно создание дополнительных папок или сохранение файлов в другом месте.
Поиск файла
I. Из меню Файл выберите команду Открыть (или щелкните на кнопке Открыть, расположенной на стандартной панели инструментов), чтобы вызвать диалоговое окно Открытие документа.
II. Сообщите программе тип искомого файла. Обычно она предполагает, что вы ищите файлы, являющиеся документами Word. Если у вашего файла другой тип, из списка Тип файла выберите нужный тип файла или пункт Все файлы.
III. Сообщите программе Word, на каком диске вы будете искать свой файл. Для этого щёлкните на маленькой стрелке справа от поля Папка и сделайте выбор в появившемся списке.
IV. Укажите в программе Word папку, в которой хранится ваш файл. Если вы не можете определить нужную папку, последовательно просмотрите содержимое всех папок.
Существует несколько способов открыть найденный файл. Вы можете с помощью клавиатуры ввести имя файла в текстовое поле Имя файла и нажать клавишу Enter. Можно также выделить файл в списке и щелкнуть на кнопке Открыть. Файл будет также открыт, если дважды щёлкнуть на его имени или на его значке в списке файлов.

Поиск файла по его содержимому
Для поиска файла выберите команду Открыть. Появится диалоговое окно и позволить редактору Word исследовать ваш компьютер. Для реализации такого способа поиска файла выполните следующие действия:
1. Из меню Файл выберите команду Открыть. Появится диалоговое окно Открыть.
2. Щелкните на кнопке Просмотр, расположенной на панели инструментов диалогового окна Открыть. Укажите папку, содержащую документ, который вы хотите просмотреть. После щелчка на документе его начало будет отображено в поле предварительного просмотра, расположенном в правой части диалогового окна.
3. Используйте прокрутку для просмотра других частей документа.
4. Для того, чтобы реализовать автоматический поиск файла, используйте поле Текст/свойство. Введите в это поле фразу или слово из документа. Щёлкните на кнопке Найти.
5. Когда документ будет найден, щёлкните дважды на его имени.
Открытие недавно сохраненного файла
Word отслеживает файлы, с которыми вы работали в последнее время. Их список приводится в нижней части меню Файл. Для того чтобы открыть любой из этих файлов, достаточно щелкнуть на его имени. По умолчанию Word хранит имена четырёх файлов, с которыми вы работали в последнее время. Это число можно увеличить до девяти. Для этого из меню Сервис выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Общие. Убедитесь в наличии отметки в поле слева от записи Помнить список из и используйте маленькие стрелки, чтобы установить требуемое число в поле справа. Или введите с клавиатуры новое число вместо старого.

Открытие документов созданных с помощью других редакторов
Для открытия документов, созданных с помощью других редакторов в программе Word предусмотрен большой набор трансляторов, служащих для преобразования документов из форматов других редакторов в Word. Вы можете сами указать, документом какого редактора является ваш файл. Для этого из меню Сервис выберите команду Параметры и передайте на вкладку Общие. Установите флажок Подтверждать преобразование при открытии. На экран выйдет диалоговое окно Преобразование файла, выберите из списка правильный формат.
В редакторе Word предусмотрена также возможность сохранять документы в форматах других редакторов. Выберите из меню Файл команду Сохранить как, а затем из списка Тип файла необходимый редактор.

 

Режимы работы с документами

В редакторе Word предусмотрены разные режимы работы с документом в зависимости от того, в каком виде вам необходимо представить документ
• Обычный режим.
• Режим электронного документа.
• Режим разметки.
• Режим структуры
• Режим главного документа.
Необходимый режим при работе с документом можно выбрать, используя меню Вид. Вы можете также переключаться между режимами, используя четыре кнопки режимов, расположенные на левом краю строки состояния.

 

Изменение масштаба изображения документа на экране

Word позволяет изменять масштаб изображения документа на экране. Если буквы настолько малы, что их трудно читать, используйте эту возможность. Для этого из меню Вид выберите команду Масштаб, чтобы раскрыть диалоговое окно Масштаб
Для максимального увеличения изображения выберите масштаб 200%. Для размещения на экране всей страницы установите переключатель Целая страница. Установите переключатель по ширине страницы, чтобы максимально расширить текст, не позволяя ему выйти за пределы экрана. Вы можете щелкать на маленьких стрелках рядом с полем Произвольный или ввести число в это поле, чтобы установить любой масштаб между 10 и 500%. В поле Образец показывается, как ваш выбор влияет на вид страницы.

 

Выделение текста

Важной частью процесса редактирования документа является перемещение фрагментов текста по документу. Но прежде, чем перемещать текст по документу, его следует выделить. Выделение можно выполнять либо с помощью мыши, либо воспользовавшись клавиатурой.

Применение клавиатуры для выделения фрагмента текста
В программе Word предусмотрен удобный прием для выделения слова, предложения, абзаца или всего текста. Для этого поместите курсор в нужное место и нажмите клавишу F8 или дважды щелкните на поле ВДЛ в строке состояний. В результате этого будет активизирован режим расширения выделения. Например, если вы нажмете клавишу точки, текущее выделение расширится до следующей точки. Последовательные нажатия клавиши F8 приводят к выделению слова, три – к выделению предложения, четыре – абзаца, и пять – к выделению всего текста.
Для выхода из режима расширения нажмите клавишу Esc. Для того, чтобы отменить уже сделанное выделение, нажмите любую клавишу перемещения курсора.
Ниже приведены сочетания клавиш, применяемые для выделения частей текста:

Требуется выделить	Сочетание клавиш
Слово	Поместив курсор перед началом слова, нажмите Ctrl+Shift+стрелка вправо
Один или более символов	Нажмите Shift+стрелка вправо.
	Продолжайте нажимать эту клавишу, пока не выделите все требуемые символы
Фрагмент текста от курсора до конца строки	Нажмите Shift+End
Фрагмент текста от курсора до конца абзаца	Нажмите Ctrl+Shift+стрелка вниз
Фрагмент текста от курсора до конца документа	Нажмите Ctrl+Shift+End
Весь документ	Нажмите Ctrl+5 (на цифровой клавиатуре)

Использование мыши для выделения фрагмента текста
Выделение текста можно осуществить в помощью мыши:

Требуется выделить	Необходимо сделать
Слово	Указать нужное слово и щелкнуть два раза
Предложение	Нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl, указать нужное предложение и щелкнуть
Абзац	Поместить указатель мыши к левому полю, чтобы он превратился в стрелку, поместить эту стрелку рядом с абзацем и щелкнуть дважды
Весь документ	Переместить указатель мыши к левому полю, чтобы он превратился в стрелку, и затем щелкнуть трижды

Я пытаюсь выделить часть слова протаскиванием указателя мыши, но когда я перехожу к выделению следующего слова, программа Word выделяет слово целиком. Почему?
Word автоматически выделяет слова. Благодаря этому даже при самом небрежном обращении с мышью выделение слов происходит безукоризненно. Однако, выполненное выделение оказывается не таким, каким бы вы хотели. Для того, чтобы Word точно следовал вашим действиям, отмените автоматическое выделение слов. Для этого выберите из меню Сервис команду Параметры, щелкните на вкладке Правка и уберите метку в поле Автоматически выделять слова.

 

Перемещение фрагментов текста

Использование буфера обмена
1. Поместите текст в буфер обмена. Для этого выделите текст и нажмите клавиши Shift+Del или щелкните на кнопке Вырезать, расположенной на стандартной панели инструментов. Можно также щелкнуть правой кнопкой на выделенном тексте и из появившегося контекстного меню выбрать команду Вырезать.
2. Используя полосу прокрутки или клавиши со стрелками, поместите курсор в то место, где должно появиться начало текста.
3. Нажмите клавиши Shift+Ins или щелкните на кнопке Вставить, расположенной не стандартной панели инструментов. Кроме того, можно опять щелкнуть правой кнопкой мыши на точке вставки текста и из появившегося контекстного меню выбрать команду Вставить.
Перемещение текста с помощью мыши
Выделите фрагмент текста, который хотите переместить. Затем нажмите на выделенном тексте левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, перетащите его в новое место. При перетаскивании указатель мыши превращается в стрелку с прямоугольником. Это подтверждает тот факт, что вы выполняете именно перемещение текста.
Большая точность при опускании текста на новом месте не требуется .Word использует механизм разумного копирования, который вводит нужное число пробелов между словами и предложениями.
• Упражнение 2.1
Комплексное упражнение на выделение и перемещение текста (на основе уже готового текста).
Предварительно выделяя как можно более рациональным способом элементы документа, осуществить перемещение: абзацев, предложений, строк, слов.

 

Поиск слов в тексте

Реализация автоматического поиска
Для нахождения фрагмента текста в документе достаточно нажать клавиши Ctrl+a (или из меню Правка выбрать команду Найти). После этого раскроется

диалоговое окно Найти и заменить, приведенное выше. Введите фрагмент текста, который нужно найти, в поле Найти и щелкните на кнопке Найти далее. Продолжайте щелкать на этой кнопке, чтобы найти все фрагменты этого текста в документе.
Я пытался найти слово, которое заведомо было в документе, но получил лишь сообщение, что слово не найдено. Почему?
Возможной причиной могло послужить действие опции Учитывать регистр, которая требует совпадения в образце и в искомом фрагменте заглавных букв с заглавными, строчных букв со строчными. В диалоговом окне Найти и заменить нажмите кнопку Больше и убедитесь в отсутствии отметки в поле Учитывать регистр.
• Упражнение 2.2
Поиск слов в документе (необходима заготовка объемного текста).
В данном тексте осуществить поиск указанных в карточке слов. Занести в тетрадь результаты поиска (найдено слово или нет).
Автоматическая замена текста
Для замены текста из меню Правка выберите команду Заменить или нажмите Ctrl+p. Появится диалоговое окно. Введите текст для поиска в поле Найти, а текст для замены в поле Заменить на.
• Для того, чтобы пропустить данный фрагмент искомого текста без замены и перейти к следующему, щелкните на кнопке Найти далее.
• Для того, чтобы выполнить замену найденного фрагмента текста, щелкните на кнопке Заменить.
• Для того, чтобы программа Word автоматически выполняла замену каждого найденного фрагмента, щелкните на кнопке Заменить все.

 

Отмена неправильных действий

При работе с программой возможны ошибки, но в редакторе Word имеется кнопка Отменить, расположенная на стандартной панели инструментов. На ней изображена дуга со стрелкой, закрученная против часовой стрелки. Щелкните на ней один раз, чтобы отменить результаты последнего выполнения действия. Продолжая щелкать, вы будете последовательно возвращаться к предыдущим состояниям документа. Щелкните на маленькой стрелке справа от кнопки Отменить. Щелчок на определенном месте в раскрывшемся списке приведет к отмене последовавших после него действий.
В начале работы над документом я удалили фрагмент текста и сейчас хочу восстановить его, не теряя всех исправлений, которые выполнил за все время работы. Как это сделать?
Сохраните свой новый документ под другим именем. Выполняйте отмену всех действий, начиная с момента удаления нужного вам текста. Скопируйте этот текст в буфер обмена и закройте свой файл. Откройте Файл с новым именем. С помощью операции Вставить перенесите текст из буфера обмена в документ. Сохраните исправленный документ в нужном вам файле и удалите все ненужные вам файлы.

 

Глава 3. Создание привлекательного документа с помощью операций форматирования.

 

Стили – это мощное и чрезвычайно удобное средство любого современного текстового редактора. Они предназначены для красивого оформления как отдельных абзацев, так и текстов в целом. Их основное преимущество и достоинство в том, что они исключают необходимость выбора каждого отдельного атрибута документа, обеспечивая хранение подходящих атрибутов под простым именем. Например. Обычные атрибуты стиля заголовка следующие: жирный шрифт, расположение по центру, увеличенные отступы от текста вверху (внизу), и несколько больший, чем у основного текста, размер символов.

 

Шрифтовое оформление документов

Шрифтовое оформление документа позволяет обратить внимание читателя на ту или иную часть документа. Однако внешний вид документа зависит от того, как вы расположите ваш текст на странице. Так, например, заголовки часто предпочитают располагать в центре страницы. Новый абзац принято начинать с красной строки. Некоторые примечательные места в тексте можно выделить, сместив поля слева и справа и так далее.
Все операции, связанные с размещением текстового документа на странице можно разбить на два раздела: установление межстрочного интервала в абзацах (в том числе и определения интервала между абзацами) и выбор типа выравнивания для абзаца.
Меню Формат позволяет не только подобрать шрифты. Но и выполнить много другой работы. Оно также даёт возможность выделять текст с помощью дополнительных интервалов между строками, точно располагать одно слово непосредственно над другим, рисовать аккуратные линии и располагать слова по центру страницы.
Краткое знакомство с понятиями гарнитуры шрифта и его размером
• Упражнение 3.1
Выбор гарнитуры шрифта, размера, стиля начертания шрифта.
Шрифт характеризуется рядом параметров, важнейший из которых – рисунок буквы. Проиллюстрировать это можно, если один тот же символ набрать разными шрифтами. Например,

Как видно, буква «А» выглядит по-разному, так как набрана разными шрифтами.
Установить нужный шрифт можно с помощью меню (Формат-Шрифт...) или выбрать в раскрывающемся списке шрифтов на панели инструментов.
Иллюстрацию шрифтов разного размера можно совместить с несколькими дополнительными заданиями.
1.Наберите фразу: «Я работаю в среде Windows»
В процессе набора вам придётся вспомнить:
• каким образом происходит переключение алфавита на кириллицу (лат/рус);
• как осуществляется набор прописных (заглавных) букв (удерживанием клавиши {Shift});
• в каком месте на клавиатуре располагается «точка» на русской раскладке клавиатуры (если вы не используете специальных программ, которые делают раскладку клавиатуры «нормальной»).
2.Скопируйте данную фразу и вставьте ещё несколько таких же. Для этого её нужно сначала выделить.
• Существуют различные способы выделения участков текста. Для начала используем следующий - при помощи мыши (подвести указатель мыши к началу выделения, нажать левую клавишу и, не отпуская, переместить до конца выделения).
• Следующий этап – копирование. Как уже отмечалось ранее, эта операция вызывает затруднение, поскольку расходится с бытовым пониманием копирования, подразумевающим простое дублирование. Для того, чтобы скопировать какой-либо объект, нужно сначала его выделить, затем выполнить команду (Правка-Копировть) (в этот момент ожидается появление дубликата, чего не происходит, так как объект помещается в буфер обмена, после чего его можно вставлять неоднократно). Остаётся выполнить команду (Правка-Вставить) необходимое число раз.
Обратите особое внимание на то, что вставляется объект в то место, где мигает текстовый курсор. Копировать достаточно один раз, после чего вставлять столько раз, сколько необходимо.
Прежде чем вставить новую строчку, перейдите к новому абзацу при помощи клавиши {Enter}. Должна получиться следующая картина.
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.

3. Выделив предварительно каждую строчку, измените размер шрифта выполнив команду меню (Формат-Шрифт...) или, выбрав в раскрывающемся списке размеров шрифтов на панели инструментов.
Выбирайте шрифты в порядке увеличения (для каждой следующей строчки увеличьте размер шрифта), например:
Я работаю в среде Windows
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
4.Выделить всё, что вы успели набрать и сформатировать. Проще всего это сделать при помощи команды [Правка-Выделить всё] и установить затем размер шрифта (для всего выделения) 10пт. Вы опять вернулись к исходному варианту.
Я работаю в среде Windows
Я работаю в среде Windows
Я работаю в среде Windows
Я работаю в среде Windows.
5.Удалите строки, оставив только три. Для этого каждую из удаляемых строк выделите вместе с маркером абзаца и нажмите клавишу {Delete}.
6.Офомите первую строку шрифтом Arial Cyr, вторую - Times New Roman Cyr, а третью - Courier New Cyr
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
Я работаю в среде Windows.
Обратите внимание, что, в зависимости от выбранного шрифта, одна и та же строка (с учётом того, что текст набран одним размером шрифта) имеет разную длину.
7.Вновь выделите весь набранный текст и установите для него исходный шрифт.
8.Помимо всего перечисленного, для каждого шрифта существует курсивный и полужирный стили начертания.
Выделив участок текста, попробуйте изменить стиль начертания шрифта (через меню [Формат-Шрифт...] или выбрав соответствующую кнопку на панели инструментов.

Оформите первую строчку курсивом, вторую полужирным, третью и полужирным, и курсивом.

Форматирование абзацев

Установка интервалов между строками и между абзацами
Чаще всего в документах используется одинарный межстрочный интервал. Однако в некоторых случаях необходимо распечатывать документы с большими расстояниями между строками. Так, например, двойной интервал особенно полезен для внесения комментариев и исправлений в подготовленный документ.
Междустрочный
Выберите необходимую величину интервала между строками. Для настройки межстрочного интервала выберите из меню Формат команду Абзац или щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь внутри абзаца и из появившегося контекстного меню выберите команду Абзац. В диалоговом окне Абзац щёлкните на вкладке Отступы и интервалы, затем из раскрывающегося списка
В раскрывающемся списке Междустрочный имеется несколько пунктов:
• Минимум означает, что межстрочный интервал будет не меньше величины, указанной в поле Значение, и увеличится, если использованный в строке шрифт не войдёт в заданный интервал.
• Если вы хотите установить межстрочный интервал, отличающийся от предлагаемых (например, тройной), то в поле Межстрочный интервал выберите Точно и введите требуемый интервал в пунктах в поле Значение.
• Команда Множитель используется для увеличения или уменьшения межстрочного интервала в указываемое число раз. Например, ввод 1,25 в поле Значение приведёт к увеличению расстояния между строками в 1,25 раза.
Ваш текст будет лучше выглядеть и будет более удобочитаемым, если вы немного увеличите расстояние между абзацами. Для этого совсем не надо дважды нажимать клавишу Enter в конце каждого абзаца. Существует гораздо более простой способ увеличить расстояние между абзацами. Для этого в диалоговом окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы используются поля Перед и После, что означает: определить интервал отступа перед или после абзаца. Если вы используете шрифт размером 12 пунктов и хотите, например, добавить интервал в полстроки в конце каждого абзаца, введите 6 пт в поле, отмеченное После (1 строка = 12 пунктам).
Несколько слов о понятии абзац
В русском языке абзац определяется как часть текста между двумя отступами, связанная смысловым единством. С другой стороны, отступ в начальной строке также называют абзацем или красной строкой. Длина абзаца может быть различной. Он может состоять из одного слова, а может занимать и всю страницу. Следует только иметь в виду, что очень длинные абзацы трудны для восприятия – пока дойдёшь до его конца, забудешь, о чём говорилось вначале.
В редакторе Word абзац определяется как часть текста между двумя нажатиями клавиши Enter. В результате нажатия клавиши Enter редактор Word вставляет в текст маркер конца абзаца. Посмотрите на панель инструментов, и вы увидите кнопку со значком, похожим на перевёрнутый мягкий знак. Эта кнопка называется Непечатаемые символы. Щёлкните по ней, и в конце каждого абзаца вы увидите такой же значок, как и изображенный на кнопке. Это и есть маркер конца абзаца. Кнопка Непечатаемые символы включает также показ других непечатаемых знаков: табуляции, пробела и некоторых других. Режим показа всех непечатаемых символов очень удобен при форматировании текста.
При работе в текстовом редакторе Word на маркеры конца абзаца нужно постоянно обращать внимание. Именно с этим знаком сохраняется вся информация о форматировании абзаца. Таким образом, только при копировании или перемещении всего абзаца вместе с его маркером перемещается и связанный с ним стиль.
• Упражнение 3.2
Установка междустрочного расстояния и расстояния между абзацами.
1. Наберите какой-либо текст, состоящий из нескольких предложений общим объёмом не менее 8 строк.
2. Разбейте текст на абзацы.
3. Установите междустрочный интервал в первом абзаце, выбирая команду Минимум, во втором увеличить расстояние между строками в 1,5 раза, используя команду Множитель, в третьем уменьшить расстояние между строками, используя ту же команду, что и в предыдущем действии.
4. Установите расстояние между первым и вторым абзацем равное 6пт., между вторым и третьим равное 12пт..
Выравнивание текста
• Ключ к заданию
Старая пишущая машинка выравнивала текст только по левому краю, а в текстовом редакторе Word имеется четыре способа выравнивания текста.
Выравнивание по левому краю. Поскольку большая часть человечества читает слева направо, то это наиболее популярное и привычное расположение текста. При этом строки начинаются у левой кромки страницы в одной и той же позиции и завершаются справа в различных позициях в зависимости от количества символов в строке. Именно такое выравнивание лучше всего использовать при наборе текста.
Выравнивание по центру. Расположение текста по центру удобно использовать для заголовков и очень коротких блоков текста. Центрирование длинных фрагментов текста ни к чему хорошему не приведёт.
Выравнивание по правому краю. При этом способе выравнивания текст выравнивается по правой кромке и каждая новая буква сдвигает предыдущую влево, так что строки идеально выравниваются по правому краю. Этот тип выравнивания используется для достижения специальных целей. Иногда этот способ можно применять и для заголовков.
На панели инструментов форматирования помещены четыре кнопки , каждая из которых соответствует одному из вышеперечисленных режимов форматирования абзаца.

Поскольку действие каждой из четырёх вышеперечисленных команд относится к абзацу в целом, всё, что необходимо сделать, - это щелкнуть на любом месте в абзаце, а затем на соответствующей кнопке.
Операции выравнивания относятся ко всему абзацу. Однако есть две операции, которые относятся к первой строке абзаца. Это команды Отступ и Выступ. Устанавливаются эти команды в диалоговом окне Абзац в поле Первая строка. В русском языке принято начинать абзац с абзацного отступа. Форматирование абзацев с выступами можно использовать при форматировании списков.
• Упражнение 3.3
Выравнивание абзацев и форматирование шрифта. Отработка навыков ввода текста.
1. Набрать следующий текст:
«Развитие силы
Исходное положение: - узкая стойка, ноги врозь, в опущенных руках гантели 8-10 кг.
Выполнение: приседание. Две серии через 30 секунд.
                          В каждой серии по девять повторений».
2. При выполнении задания необходимо вспомнить что такое выравнивание по центру, по ширине, как оно производится; как задаётся новая строка, как установить полужирный шрифт, курсив, как .пользоваться координатной линейкой.
3. Заголовок выровнен по центру, шрифт полужирный. Для того, чтобы выполнить разрядку, выберите команду Формат-Шрифт и на вкладке Интервал в раскрывающемся списке выбрать Разреженный, установив ширину разрядки 3пт..Не забудьте предварительно выделить весь заголовок.

 

Переход на новую страницу

Иногда встречаются случаи, когда вся страница еще не заполнена текстом, а вам необходимо перейти на новую страницу. Если вы хотите закончить работу на текущей странице и приказать Word дать вам новую, чтобы, например, поместить таблицу в отчете на отдельной странице, вам придется вручную, т.е. с клавиатуры, завершить текущую страницу. Это легко сделать: просто нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter. Вы можете также выбрать из меню Вставка команду Разрыв, затем в диалоговом окне Разрыв в поле Начать установить переключатель Новую страницу и щелкнуть на кнопке ОК. В обычном режиме просмотра и в режиме просмотра структуры документа можно увидеть пунктирную линию со словами Разрыв страницы в том месте, где находился курсор в момент выполнения рассматриваемой команды. В режиме разметки режим разрыв страницы не отображается явно, просто последующий текст оказывается на следующей странице.

 

Использование координатной линейки

Координатная линейка в текстовом редакторе Word находится непосредственно над текстом документа. С помощью координатной линейки можно выполнять такие операции форматирования абзаца, как настройка правого и левого полей, установка отступов и выступов, определение позиций табуляции. Научитесь пользоваться координатной линейкой, и вы сможете исключить использование множества диалоговых окон форматирования.

 

Использование стилей для оформления документов

Создание стиля
Word использует два типа стилей:
Стили символов хранят совокупности данных о конкретных символах, например, информацию о шрифте, размере и цвете каждого символа.
Стили абзацев позволяют объединить все атрибуты форматирования, относящиеся к абзацам, такие как выравнивание, интервал между строками, позиции табуляции и т.п.
Выберите из меню Формат команду Стиль для вызова диалогового окна Стиль. Теперь щелкните на кнопке Создать, введите имя нового стиля, выберите стиль, щелкните на кнопке Формат и установите формат шрифтов, абзаца, полей, язык текста абзаца. Все эти установки не требуют больших усилий.
Создание стиля по образцу
Перед нами стоит задача: как используя данный формат абзаца как образец, создать на его основе стиль, с помощью которого было бы возможным отформатировать и все оставшиеся абзацы.
Слева на панели инструментов Форматирование находится раскрывающийся список доступных стилей. Поместите курсор в любое место абзаца, сформатированного нужным для вас образом или выделите текст, с таким форматированием. Затем щелкните на поле списка Стиль, введите имя нового стиля и нажмите клавишу Enter.
Если у вас уже имеется стиль с указанным именем, Word применит этот стиль к вашему тексту, и все результаты вашего предыдущего форматирования будут потеряны. Если такое произойдет, щелкните на кнопке Отменить и повторите описанную вами процедуру, изменив имя создаваемого стиля.
Использование команды Формат по образцу
Существует способ, позволяющий наиболее быстро осуществить форматирование небольшого документа. Этот способ основан на использовании кнопки Формат по образцу. Он состоит из трех последовательных операций:
1. Выделите текст абзаца, формат которого вы хотите скопировать.
2. Щелкните на кнопке Формат по образцу на стандартной панели инструментов. Указатель мыши после этого превратится в небольшую кисть.
3. Щелкните этой кистью на абзаце, который хотите переформатировать.
Использование библиотеки стилей
Word содержит встроенный набор шаблонов, каждый из которых содержит определенный набор стилей. Все эти шаблоны находятся в диалоговом окне Библиотека стилей. Для её просмотра достаточно из меню Формат выбрать команду Библиотека стилей. Три различных режима просмотра в поле предварительного просмотра окна Библиотека стилей позволяют:
• Увидеть примеры использования стилей в каждом шаблоне.
• Увидеть образцы стилей, сведенные в упорядоченный по алфавиту список.
• Предварительно посмотреть, как будет выглядеть ваш документ после применения того или иного шаблона.

 

Вставка в документ специальных символов

Самый простой способ вставить специальный символ в документ – воспользоваться диалоговым окном Символ. Для вызова этого диалогового окна необходимо из меню Вставка выбрать команду Символ.
Для вставки символа в документ расположите курсор в том месте текста, в которое необходимо поместить специальный символ, вызовите диалоговое окно Символ, щелкните на значке соответствующего символа (после этого этот значок увеличится и вы сможете лучше его рассмотреть), затем щелкните на кнопке Вставить.

 

Ввод специальных символов с клавиатуры

Вставка символов иностранных языков
Такие вставки лучше всего осуществлять с помощью диалогового окна Символ:
• Из раскрывающегося списка Набор выбрать набор символов шрифта, который следует отобразить в таблице. Это поле будет недоступно, если выделенный шрифт не содержит наборов.
• Из раскрывающегося списка Шрифт выбрать шрифт, символы которого отобразятся в таблице.
Вставка различных графических символов
Если вам понадобится украсить ваш текст различными вычурными картинками, вы можете пользоваться шрифтами Monotype Sorts, MS Outlook, Wingdings и, возможно, будете часто обращаться к ним в диалоговом окне Символ. Здесь вы найдете счастливые лица, бомбы, эмблему мира и многое другое.

 

Использование парных кавычек

Существует два вида кавычек: нормальные прямые(" ") и парные кавычки(« »)
Для установки или отмены функции парных кавычек:
1. Выберите из меню Сервис команду Автозамена, а затем перейдите на вкладку Автоформат.
2. В поле Заменять при вводе установите или сбросьте флажок «Прямые» кавычки «Парными»
Я люблю парные кавычки, но иногда в документе мне требуются прямые. Как предотвратить превращение редактором Word прямых кавычек в парные?
Парные кавычки используются текстовым редактором Word по умолчанию. Если же вам необходимо ввести прямые кавычки, достаточно использовать следующий прием: сразу после ввода кавычек щелкните на кнопке Отменить на стандартной панели инструментов. Парные кавычки превратятся в прямые.
• Упражнение3.4
Иллюстрация основных этапов подготовки набранного текста к печати. Применение готовых стилей и создание собственных, оформление списков, вставка картинок, изменение кавычек.
1. В данном текстовом файле создать единый стиль для всех заголовков первого уровня, применить Заголовок 2 для заголовков второго уровня, применить стиль Обычный для оформления основного текста документа.
2. Приведенные примеры выделить картинками, воспользовавшись различными шрифтами диалогового окна Символ.
3. Прямые кавычки в тексте заменить парными.

 

Глава 4. Использование сервисных возможностей текстового редактора Word

 

Использование средств Автозамена и Автотекст

Использование и настройка Автозамены
Для определения текста, который будет использован команда Автозамена, в графе Заменить определите краткое выражение для этого текста, а в графе на – его полное выражение. В нижнем окне можно посмотреть выражения, имеющиеся в команде Автозамена.
Настройки средства Автозамена
• Для добавления записи в список автозамены вначале выделите в тексте полное написание заменяющегося слова или фразы. Выберите из меню Сервис команду Автозамена. Введите сокращение для фразы в текстовое поле Заменить. Выделенный текст может содержать информацию о форматировании.
• Для удаления фрагмента текста из списка автозамены откройте диалоговое окно Автозамена, найдите нужную запись, выделите её и щелкните на кнопке Удалить.
Использование средства Автотекст
Отличие Автотекст от Автозамены в том, что Автотекст не начинает свою работу, пока вы специально к нему не обратитесь нажатием клавиши F3.Диалоговое окно средства Автотекст – это вкладка диалогового окна Автозамена.

 

Работа со средством Автотекст

• Для добавления элемента в список Автотекст выделите нужный текст (графику) и затем в меню Вставка выберите команду Автотекст. Через небольшой промежуток времени появится меню команды Автотекст. Добавить элемент в Автотекст можно двумя способами: выбрать из появившегося меню команду Автотекст, на появившейся вкладке Автотекст диалогового окна Автозамена дать элементу имя и щелкнуть на кнопке Добавить. Либо вы просто можете щелкнуть на элементе этого меню Создать. В этом случае вашему тексту будет присвоено имя, состоящее из 32 символов текста, включая пробелы.
• Для изменения элемента Автотекста выделите новый текст (графику), откройте вкладку Автотекст диалогового окна Автозамена, выделите требуемое имя в списке, щелкните на кнопке Добавить и ответьте Да, когда Word спросит вас, хотите ли вы переопределить этот элемент.
• Для удаления элемента Автотекста достаточно выделить его имя на вкладке Автотекст и либо нажать клавишу Del либо щелкнуть на клавише Удалить.

 

Команда Автоформат

Для запуска команды Автоформат щелкните на кнопке Автоформат на стандартной панели инструментов либо выберите из меню Формат команду Автоформат.
Параметры форматирования текста при вводе определяются на вкладке Автоформат при вводе диалогового окна Автозамена.

 

Проверка орфографии и правописания

Одной из самых замечательных сервисных программ редакторов текста является программа проверки орфографии и правописания.

 

Возможности корректора орфографии

Программа орфографической проверки текста в редакторе Word будет предупреждать вас всякий раз при обнаружении в тексте слова, которого нет в используемом словаре. Это не всегда может означать, что данное слово написано неправильно.
Обнаружение и исправление орфографических ошибок
При включенной опции Автоматическая проверка орфографии (эта опция расположена на вкладке Правописание диалогового окна Параметры, доступ к которому осуществляется выбором команды Параметры из меню Сервис) Word подчеркивает неправильно введенные слова красной линией.
Проверить правильность набора текста можно после набора текста. Для этого из меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Правописание отключите опцию Автоматически проверять орфографию в графе Орфография, а затем щелкните на кнопке Ok, чтобы вернуться к рабочему документу.
Корректор орфографии редактора Word все время находит одни и те же ошибки. Не мог бы он сам их исправлять, не переспрашивая меня?
Лучше всего в подобном случае добавить все неправильные (и соответствующие им правильные) слова в список Автозамены. Нажав кнопку Автозамена в диалоговом окне Орфография, вы прикажете редактору Word автоматически представлять правильные слова, когда снова сделаете соответствующие ошибки.

Использование словаря синонимов редактора Word
Перечитав подготовленный вами текст, вы можете заметить, что, например, слово хороший там встречается слишком часто. Хорошо было бы заменить его другим, близким по значению словом (синонимом). Для этого в меню Сервис в редакторе Word предусмотрена команда Тезаурус.
Для обращения к словарю синонимов щелкните на слове, синоним которого вы хотите найти (не обязательно выделять его полностью), затем выберите из меню Сервис команду Язык, а затем команду Тезаурус. Вы увидите диалоговое окно, подобное приведенному.

 

 

Здесь вы можете сделать следующее:
• Заменить исходное слово. Для этого выберите слово из списка Замена синонимом и нажмите кнопку Заменить.
• Найти несколько подходящих слов. Для этого щелкните на слове и нажмите кнопку Поиск.
• Выйти из окна без внесения изменений. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Отмена или нажать клавишу Esc.
Проверка грамматики в текстовом редакторе Word
Посмотреть и выбрать правила грамматики вы можете в диалоговом окне Настройка грамматической проверки, для доступа к которому вы должны из меню Сервис выбрать команду Параметры, перейти на вкладку Правописание и щелкнуть на кнопке Настройка. Для включения или выключения опции автоматической проверки грамматики выберите из меню Сервис команду Параметры и в диалоговом окне Параметры перейдите на вкладку Правописание. В разделе Грамматика включите или отключите опцию Автоматически проверять грамматику.
Для каждой сомнительной ситуации грамматический корректор выводит на экран ваше предложение и соответствующее грамматическое правило. Если вы хотите получить более подробную информацию, щелкните на кнопке со знаком вопроса. На экране появится помощник с сообщением. Чтобы проигнорировать сообщение об ошибке в этом предложении и двигаться дальше, нажмите кнопку Следующее.
Расстановка переносов
Для расстановки переносов из меню Сервис выберите команду Язык, а затем Расстановка переносов. Включите опцию Автоматическая расстановка переносов. Если вы полностью доверяете редактору Word, то щелкните на кнопке Ok. Если же вы хотите проверить, правильно ли Word расставит знаки переноса, щелкните на кнопке Принудительно.
• Упражнение 4.1
Знакомство с такими понятиями и приемами, как автоперенос, применения автозамены, проверка орфографии, использование синонимов (за основу берется текст, измененный в результате выполнения предыдущего упражнения).
1. Используя инструкции, замените несколько слов, содержащихся в тексте, их синонимами.
2. Установите автоматическую проверку грамматики.
3. Проверьте на правильность написания подчеркнутые слова.
4. Расставьте в тексте переносы.

 

Глава 5. Создание списков и таблиц в текстовом редакторе Word.

 

Создание списков с помощью маркеров

Со списками мы встречаемся очень часто. Рецепт пасхального кулича, расписание уроков, каталоги – это всё списки.
Списки – упорядоченная определенным образом информация, она выполняет важную роль в обмене информацией между людьми. Правильно организованные списки способствуют восприятию информации, облегчают её запоминание. Правильно расставленные акценты в списках помогают донести до читателя точку зрения её создателя. Добавление в списки дополнительных деталей, например, цена товара, превращает список в таблицу.
Превращение обычного текста в список – одна из самых простых операций в текстового редактора Word.
Для создания маркированного непосредственно во время ввода текста, достаточно щелкнуть на кнопке Маркеры, которая находится на панели инструментов на панели инструментов Форматирование. Введите первый элемент списка, щелкните на кнопке Маркеры, затем нажмите клавишу Enter и начало нового абзаца, точно так же как и предыдущего, будет помечено жирной точкой. Для прекращения ввода элементов и возврата к нормальном стилю абзаца достаточно еще раз щелкнуть на кнопке Маркеры.
Для создания маркированного списка из текста, который был создан ранее, вначале выделите текст для создания списка. Затем щелкните на кнопке Маркеры и простая черная точка появится перед каждым элементом списка. (Под элементом списка текстовый редактор понимает элемент текста, заканчивающийся символом конца абзаца).
Для маркировки разных списков лучше использовать разные маркеры. Для этого:
Выделите весь список, затем щелкните правой кнопкой на выделенном списке, чтобы открыть конкретное меню. Для вызова диалогового окна Список выберите команду Список. Уже на этом этапе вы можете вы можете щелкнуть на одном из предложенных элементов и щелкнуть Ok, однако, рассмотрим всю процедуру полностью. Щелкните, выбрав один из предложенных элементов, на кнопке Изменить.
В появившемся диалоговом окне Изменение маркированного списка щелкните на кнопке Маркер.
Выберите знак в диалоговом окне Символ. Измените шрифты, если это необходимо, например, первый значок в окне маркированного списка возьмите из шрифта Wingdings.
Установите нужный размер и цвет, щелкнув на кнопке Шрифт, а также и положение маркера. В поле образец вы будете видеть, как каждое вносимое изменение будет влиять на внешний вид вашего списка.
Ok.

 

Нумерованные списки

Нумерацию можно производить аналогично маркированию. Для создания нумерованного списка непосредственно во время ввода текста введите цифру 1 в начале того абзаца, с которого будет начинаться список. Введите пробел для отделения нумератора собственно от элемента текста. После того, как вы нажмете Enter, Word автоматически преобразует абзацы в нумерованный список. Эта операция обеспечивается командой Автоформат, в которой этот режим устанавливается по умолчанию. Если вы пишите, например, список инструкций, то можете добавить слово «Шаг» перед каждым номером. Введите это слово в меню Формат номера. Ваш список будет выглядеть следующим образом:
Шаг1 Щелкнуть на кнопке Пуск.
Шаг2 Выбрать команду Завершение работы.
Шаг3 Установить опцию Выключить компьютер
Шаг4 Щелкнуть на кнопке Да
Шаг5 Выключить компьютер

 

Упорядочивание записей в списке

Упорядочиванием элементов списка занимается текстовый редактор. Пользователю лишь необходимо знать и соблюдать несколько правил:
• Для переупорядочивания элементов списка вначале необходимо выделить перемещаемый элемент, включая символ конца абзаца. После этого можно удалить выделенный элемент в буфер и вставить затем из буфера в любое другое место списка или же можно перетащить этот элемент с помощью мыши в новое место.
• Для добавления нового элемента в конец списка, поместите курсор ввода в конец абзаца (перед символом конца абзаца) последнего элемента списка и нажмите клавишу Enter.
• Для добавления элемента в любое место внутри списка расположите курсор в конце абзаца того элемента списка, после которого нужно добавить новый элемент, и нажмите клавишу Enter. Word создаст нумерованный пустой элемент списка, и вам останется ввести его содержание.
• Для создания нового списка с нумерацией, начинающейся с единицы, щелкните правой кнопкой на том элементе, с которого должен начинаться новый список, из конкретного меню выберите команду Список, а затем в диалоговом окне Список в графе Нумерация включите опцию Начать заново.
• И, наконец, для преобразования списка в обычный текстовый формат выделите список и нажмите кнопку Нумерация или Маркеры (в зависимости от того, какой список вы преобразовываете, маркированный или нумерованный).
Я пытался поместить один элемент в нумерованном списке, но после перемещения элемента его номер оставался на месте, в чем дело?
В пункте 1 приведенных выше правил отмечено, что для правильного перемещения элемента нумерованного или маркированного списка вы должны выделить символ конца абзаца в конце этого элемента. Если вы не выделили знак конца абзаца, отметка элемента остается на старом месте, а перемещается только текст. Используйте режим Непечатаемые символы.
• Упражнение 5.1
Иллюстрация основных этапов подготовки набранного текста к печати. Создание списков.
Используя результаты предыдущего упражнения, из всех используемых в тексте перечислений создать списки (маркированные и нумерованные).

 

Работа с таблицами в текстовом редакторе Word
Самое быстрое и удобное средство для оформления сложного списка – составление таблицы. С помощью таблиц можно:
• Выстраивать слова и числа в виде аккуратных столбцов (с рамками или без них).
• Аккуратно располагать рядом текст и графику.
• Размещать рядом абзацы текста
• Создавать профессионально оформленные бланки.
При включении команды Добавить таблицу Word выводит на экран сетку из тонких пунктирных линий, помогающую видеть границы ячеек в строках и столбцах. Текстовый редактор предлагает два варианта создания таблицы. В одном случае вы создаете сначала саму таблицу, а затем уже заполняете её ячейки данными. Второй подход позволяет уже существующий текст преобразовать в таблицу

 

Добавление таблицы в текстовом редакторе Word

Существует три варианта таблицы: простая, более сложная и сложная таблица.
Для создания первой достаточно использование кнопки для вставки таблицы Добавить таблицу на стандартной панели инструментов. После щелчка на этой кнопке перед вами появится табличная сетка. Переместите указатель мыши вниз и вправо для выбора требуемого количества строк и столбцов таблицы.
Для построения более сложной таблицы выберите из меню Таблица команду Добавить таблицу. Перед вами откроется диалоговое окно Вставка таблицы. В этом диалоговом окне вы можете задать необходимое число столбцов и строк в таблице, а также задать ширину столбца. В этом же диалоговом окне вы можете щелкнуть на кнопке Автоформат и в появившемся диалоговом окне Автоформат таблицы выбрать из имеющегося списка формат вашей будущей таблицы. В окне предварительного просмотра Образец вам будет показан вид таблицы после выбора соответствующего шаблона форматирования и включения соответствующих опций, имеющихся в диалоговом окне Автоформат таблицы.
Для создания самых сложных таблиц нужно воспользоваться новой панелью инструментов редактора Word 97 – Таблицы и границы.

 

Преобразование текста в таблицу

Для преобразования текста в таблицу:
1. Укажите места разделения текста на столбцы и строки, вставив в соответствующие места разделители (символы). Например, вставка символов табуляции для разделения столбцов и вставка отметок абзаца для выделения концов строк.
2. Выберите текст для преобразования.
3. Выберите команду Преобразовать в таблицу из меню Таблицы.
4. Установите нужные параметры разделителей.

 

Работа с таблицей

После того, как вы создадите пустую таблицу, вы можете начинать заполнять её данными. Вид таблицы после выполнения команды Добавить таблицу из меню Таблица имеет следующий вид:

Составные части таблицы – строки и столбцы. Ячейка – это базовый элемент таблицы. Она образуется пересечением строки и столбца. Линии координатной сетки – тонкие линии, ограничивающие ячейки. При распечатке документа они не печатаются. Границы – линии, добавленные в таблицу (при распечатке они печатаются). Заливка – цветовое закрашивание поля ячейки.
I. Выделение текста в ячейке осуществляется так же, как и при работе с обычным текстом.
II. Для выделения ячейки установите указатель мыши внутри требуемой ячейки возле её левого края (указатель мыши превратится в большую белую стрелку) и щелкните.
III. Для выделения строки установите указатель мыши снаружи левого края первой ячейки строки (указатель мыши, как и при выделении ячейки, превратится в большую белую стрелку) и щелкните.
IV. Для выделения столбца установите указатель мыши выше линии сетки над выделяемым столбцом (теперь он превратится в маленькую направленную вниз черную стрелку) и щелкните.
V. Для выделения нескольких строк или столбцов выделите строку или столбец так, как описано выше и не отпуская кнопку мыши, перемещайте указатель, чтобы выделить дополнительные строки или столбцы.
VI. И наконец, для выделения всей таблицы выберите из меню Таблица команду Выделить таблицу.
Ввод и правка данных в таблице
В общем случае все, что можно помещать в документ Word, можно также размещать и в таблице. Для перехода к следующей ячейке нажмите клавишу Tab, а к предыдущей ячейке – сочетание клавиш Shift+Tab. Используйте клавиши стрелок для перемещения на одну строку вверх или вниз.
Я знаю, что ввел текст в эту ячейку, но никак не могу его увидеть. Что я сделал неправильно?
По-видимому, вы вышли за пределы ячейки, размер которой был точно задан при форматировании. Чтобы решить проблему, выберите из меню Таблицы команду Высота и ширина ячейки, затем установите автоматическую настройку (Авто) высоты строки. Теперь высота всех строк вашей таблицы будет устанавливаться в соответствии с той информацией, которую вы вводите.

 

Изменение ширины столбцов и высоты строк
При использовании кнопки Добавить таблицу Word автоматически устанавливает ширину всех столбцов одинаковой и располагает таблицу по всей ширине рабочего поля листа. Но даже если вы вставляете таблицу с помощью двух других методов, все равно в процессе работы с таблицей может возникнуть необходимость изменить ширину отдельных её элементов.
Самый простой способ изменения ширины одного столбца – перетащить с помощью мыши маркер границы столбца на координатной линейке. Существует три способа изменения ширины столбца.
• При изменении размера столбца с помощью мыши изменяются только ширина этого столбца и столбца, находящегося справа от него.
• При изменении ширины столбца перетаскиванием его границы при нажатой клавише Shift изменяется его ширина и ширина таблицы.
• При изменении ширины столбца перетаскиванием при нажатой клавише Ctrl изменяется ширина всех столбцов, расположенных правее.
В Word предусмотрена также команда Автоподбор, которая автоматически настраивает ширину столбцов в соответствии с той информацией, которую вы уже ввели в них. Если вы хотите применить Автоподбор ко всей таблице, выделите её полностью. Затем выберите из меню Таблица команду Высота и ширина ячейки, чтобы открыть диалоговое окно. Щелкните на кнопке Автоподбор на вкладке Столбец.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вставка и удаление строк и столбцов
Операция вставки сроки не относится к разряду сложных. Чтобы добавить новую строку в нижнюю часть таблицы, установите курсор в конце последней строки и нажмите клавишу Tab. Чтобы вставить строку в любое другое место, щелкните правой кнопкой мыши на строке, перед которой хотите ввести новую, и из появившегося контекстного меню выберите команду Добавить строки. Для ввода ещё одной строки в то же место достаточно нажать клавишу F4 (в редакторе Word она всегда повторяет действие, выполненное последним).
Для того, чтобы вставить столбец в таблицу, вначале необходимо выделить столбец, перед которым вставляется новый, а затем щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду Добавить столбцы. Новый столбец появится слева от выделенного вами. Если вы захотите добавить столбец правее последнего столбца таблицы, то вам придется вставить его в любое место в середине таблицы, выделить этот новый столбец и перетащить его в конец таблицы.
Не намного труднее удалить строку или столбец. В этом случае надо только запомнить, что нажатие клавиши Del приведет к удалению содержимого ячейки, но сама ячейка при этом остается. Для её удаления необходимо выделить ячейку, столбец или строку, затем щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить ячейки (или Удалить строки, или Удалить столбцы).
Я пытаюсь удалить некоторые строки из столбца, но не могу найти подходящих пунктов в меню. Где они находятся?
Все меню программы Word, как разворачивающиеся, так и контекстные, появляющиеся при нажатии правой кнопки мыши, являются контекстно-зависимыми, изменяясь в зависимости от объекта, на который вы указываете. Если вы хотите удалить строку или столбец, курсор должен находиться внутри таблицы и вам необходимо выделить строку или столбец; в противном случае вы никогда не увидите подходящих пунктов в меню.
• Упражнение 5.2
Основные операции, связанные с созданием и форматированием таблиц (необходимы домашние текстовые заготовки).
1. Вставьте любым из способов таблицу с произвольным числом столбцов и строк.
2. Внесите в одну из ячеек таблицы тему сегодняшнего урока, а в другую сегодняшнюю дату, предварительно установив курсор в ячейку, а затем воспользовавшись кнопками выравнивания абзацев.
3. Выделите строку, содержащую название темы урока, пользуясь меню Таблица (не забудьте предварительно установить курсор в ту строку, которую вам необходимо выделить).

 

Форматирование таблиц

Как правило, любая таблица после её формирования нуждается в форматировании. Центрирование данных в столбце, оформление бросающихся в глаза заголовков, создание рамок и подбор соответствующего фона – эти операции приходится проделывать много раз с каждой таблицей. В связи с этим в текстовом редакторе Word предусмотрено более 30 типовых форматов таблиц. Все они включены в команду Автоформат.
Включить команду Автоформат можно уже на начальном этапе создания таблицы – при её вставке (см. раздел Добавление таблицы в документ редактора Word).
Использование команды Автоформат для форматирования таблиц приводит к очень хорошим результатам. Получаемый эффект в этом случае даже более близок к ожидаемому, чем в случае использования кнопки Автоформат программы Word для обычных документов. Такие результаты достигаются благодаря тому, что в таблицах информация представлена в виде аккуратных строк, столбцов и заголовков и поэтому намного легче обобщить решения вопросов форматирования таблиц, чем произвольного текста. Достаточно взглянуть на таблицу до и после автоформатирования, чтобы убедиться, насколько значительным может быть различие между ними.
Поместите курсор ввода данных в таблицу и выберите из меню Таблица команду Автоформат. Из списка встроенных форматов выберите подходящий. Для различных типов естественно использовать различные форматы; например, некоторые форматы великолепно подходят для простых списков, а другие предлагают вам достаточный выбор сеток.
Форматирование текста, подобное установке шрифтов и выравниванию, может применяться к отдельным ячейкам, строкам или ко всей таблице. Если не удовлетворяют выбранные ранее шрифты, то в диалоговом окне Автоформат таблицы можно отключить опцию Шрифт.
Если таблица не содержит названий строк в первом столбце или заголовков в первой строке, отключите соответствующие опции.
Если таблица не содержит сумм в последней строке или последнем столбце. Убедитесь в том, что опции Последней строки и Последнего столбца отключены.
Команда Автоподбор сильно изменит таблицу, если вы объединили несколько ячеек одной строки с целью образования новой ячейки. Если возникли подобные трудности, отключите эту опцию.
• Упражнение 5.3
Основные операции, связанные с созданием и форматированием таблиц. Закрепление навыка создания таблицы. Выбор обрамления, фонового заполнения.
Оформите в виде таблицы календарь на текущий месяц и внесите в соответствующие ячейки дни рождения друзей и наиболее важные дела на месяц. Вы должны прийти примерно к следующему результату:

В процессе выполнения задания вам придется вспомнить: как выделяется текст, изменяется шрифт, используется фоновое заполнение, производится выбор обрамления, выравнивание текста внутри ячейки. На данном примере отработайте способы вставки и удаления столбцов.

 

Форматирование таблицы с помощью панели Таблицы и границы

Конечно, команда Автоформат может помочь привести таблицу к более презентабельному виду. Однако её возможности достаточно ограничены, и если вы захотите создать действительно красивую таблицу, то вам придется напрячь воображение и воспользоваться панелями инструментов редактора Word – Форматирование и Таблицы и границы.
Использование панели инструментов Форматирование для форматирования таблицы ничем не отличается от использования её для форматирования обычного текста в рабочем окне документа (для получения дополнительной информации об использовании этой панели инструментов посмотрите главу 3).
С двумя кнопками панели Таблицы и границы (Нарисовать таблицу и Ластик) мы уже познакомились в разделе, посвященном созданию таблиц. Добавлять рамки в таблицу не сложно. Сначала выделите ячейки, строки или столбцы, которые вы хотите взять в рамки. Если вы поместите курсор ввода в ячейку, то границы будут создаваться вокруг этой ячейки. Теперь обратитесь к панели инструментов Таблицы и границы. На этой панели имеется кнопка с изображением квадрата и рядом с ним стрелочка. Это кнопка-команда Внешние границы. Щелкните по стрелочке и перед вами окажутся различные варианты границ в таблице. Выберите один из вариантов. Тип и толщина линий границ определяется в полях Тип линии и Толщина линии.
Теперь можно начинать рисовать толстые линии по периметру таблицы, тонкие линии между строками и столбцами и цветные линии, разделяющие функционально независимые части таблицы.
1.Шаг Выберите Тип линии и Толщину линии для рамок. Например, чтобы превратить линию рамки под строкой в тонкую двойную линию, щелкните на двойной линии и установите её толщину 0,5 пт.
2.Шаг Выберите границы одного из предустановленных типов. Рамка устанавливает рамки снаружи выделенного фрагмента таблицы; сетка добавляет линии сетки, разделяющие ячейки в выделенном фрагменте. Сразу же после щелчка по соответствующему типу выделенный фрагмент будет соответствующим образом переформатирован.
Не путайте рамки таблицы с линиями сетки, которые вы видите в таблице на экране. Линии сетки (пунктирные разделительные линии, присутствующие в таблице с момента её создания) не печатаются на принтере.
Установление цвета и типа заливки
Не менее важно для правильного восприятия таблицы грамотно её раскрасить (следует только помнить, что при распечатке таблицы на черно-белом принтере цветовые эффекты будут полностью потеряны, а общий получающийся эффект может быть далеко не тот, на который вы рассчитывали). Раскрасить фон не сложно. Вначале убедитесь, что вы выделили ячейки, строки или столбцы, которые хотите раскрасить, затем щелкните на стрелке кнопки Цвет заливки на панели Таблицы и границы. Перед вами откроется палитра цветов для заливки.
Используйте это окно, когда хотите добавить темный фон для жирных заголовков, светлый фон для строк и столбцов или полностью удалить фон в случае незатейливых таблиц.
Объединение и разбивка ячеек
Для слияния содержимого двух или большего числа ячеек в одной ячейке вначале выделите ячейки, которые нужно слить. Затем на панели инструментов Таблицы и границы щелкните на кнопке Объединить ячейки. Аналогичным образом, выделив ячейку, можно щелкнуть на кнопке Разбить ячейки и разбить одну ячейку на несколько.
Центрирование и изменение направления текста
Три кнопки выравнивания текста позволяют расположить текст по высоте внутри ячейки в верхней её части, в нижней или же по центру ячейки. Кнопка-команда Изменить направление текста позволяет изменить направление текста ячейки с горизонтального в вертикальное.
Выполнение вычислений в таблице
Текстовый редактор Word это, конечно не Excel, однако, и в его таблицах можно выполнять несложные вычисления. Для проведения вычислений необходимо выполнить следующие операции:
• Выделите ячейку, в которую будет помещен результат.
• Выберите команду Формула из меню Таблица.
• Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите её из поля Формула.
• Из списка Вставить функцию выберите нужную функцию. Например, для складывания чисел выберите Sum. Для ссылки на ячейки таблицы введите их с скобках в формулу. Например, для ссылки на ячейки А1 и В1 введите =Sum(a1,b1).
• В поле Формат числа введите формат для чисел. Например, для отображения чисел выберите 0,00%.
Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки можно обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.

 

Дублирование заголовка таблицы на следующих страницах

Иногда приходится работать с таблицами, которые не помещаются на одной странице. В этом случае необходимо позаботиться о том, чтобы шапка таблицы была перенесена и на следующие страницы. Для дублирования заголовка таблицы необходимо сделать следующее:
• Выделите строку или строки текста, которые будут использоваться в качестве заголовка таблицы. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы.
• Из меню Таблица выберите команду Заголовки.
Word автоматически дублирует заголовки таблицы на новых страницах, являющихся результатом автоматических разрывов страниц. Однако Word не дублирует заголовок при вставке разрыва страницы в пределах страницы вручную.
Дублируемые заголовки таблицы видимы только в режиме разметки страницы.
• Упражнение 5.4
Задание фиксированных размеров ячеек, слияние ячеек по горизонтали, использование автоматической нумерации и редактирование предлагаемого списка, фиксация заголовков таблицы, разбиение таблицы, сортировка записей.
Используя изложенные выше подробные инструкции, создать заготовку самого обычного журнала посещаемости.
Замечание: не забудьте заранее подсчитать точную ширину каждого столбца, нумерацию строк выполните в автоматическом режиме, проследите, чтобы заголовок таблицы отображался на каждой странице документа.

 

Глава 6. Дополнительные возможности редактора Word

 

Для подготовки наиболее важных документов можно использовать дополнительные возможности программы Word, обычно не применяемые пользователями для выполнения повседневной работы. О некоторых из таких возможностей идет речь в этой главе.

 

Колонтитулы помогают ориентироваться в большом документе

Представьте себе книгу, в которой отсутствуют номера страниц, глав и названия разделов. Работать с такой книгой очень сложно. Для того чтобы облегчить читателю работу с материалом книги применяются колонтитулы.
Колонтитулы - это информация, помещаемая в верхней и нижней частях печатной страницы. Соответственно различают верхний и нижний колонтитулы.
Как и в книгах, в документах, подготавливаемых редактором Word, колонтитулы могут содержать номера страниц и глав, названия разделов и другую полезную информацию. Достаточно взглянуть на колонтитул, чтобы понять, в каком месте документа вы находитесь. Даже если документы состоят из небольшого количества страниц, тем не менее колонтитулы помогут вашим читателям ориентироваться в них.
В программе Word предусмотрены довольно простые методы добавления колонтитулов к документам. В колонтитулы можно помещать достаточно разнообразную информацию. Например, колонтитул может содержать следующий текст: «Только для служебного пользования», который лишний раз напомнит, что размещенная в документе информация представляет определенный интерес для конкурентов вашей фирмы. Наиболее часто в колонтитулах размещаются заголовки, номера страниц, даты и пометки к документу.
Подготовка колонтитулов
В каждом новом документе программы Word уже присутствуют верхний или нижний колонтитулы, только они не заполнены и не видны. Прежде чем ввести информацию в колонтитул, необходимо сделать его видимым. Для этого переключитесь в режим разметки страниц, затем из меню Вид выберите команду Колонтитулы.
Вы можете вводить в поле колонтитула любой текст, а также изменять в нем гарнитуры и размеры шрифтов, выравнивать текст. Вы можете устанавливать требуемые расстояния между колонтитулами и текстом.
В создании колонтитулов помогает панель Колонтитулы. Эта панель содержит следующие кнопки:
• Вставить Автотекст. После щелчка на этой кнопке открывается меню, содержащее одну из заготовок для колонтитула (см. рис. 12.2).
• Номер страницы. Эта кнопка вставляет номер страницы.
• Число страниц. Эта кнопка вставляет число страниц.
• Формат номера страницы. Нажатие этой кнопки приводит к появлению диалогового окна Формат номера страницы. С его помощью осуществляется выбор символов, используемых для нумерации страниц: арабские цифры, латинские цифры или буквы. В этом окне задается также страница, начиная с которой осуществляется нумерация.
• Дата. Эта кнопка вставляет дату.
• Время. Эта кнопка вставляет время.
• Параметры страницы. Нажатие этой кнопки приводит к появлению вкладки Макет диалогового окна Параметры страницы.
• Основной текст. Щелчок на этой кнопке приводит к отображению или скрытию текста документа
• Как в предыдущем разделе. Использование этой кнопки приводит к созданию колонтитула по образцу колонтитула из предыдущего раздела.
• Верхний/нижний колонтитул. Щелчок на этой кнопке приводит к переходу от верхнего колонтитула к нижнему и обратно.
• Переход к предыдущему. Эта кнопка позволяет перейти к предыдущему колонтитулу (верхнему или нижнему).
• Переход к последующему. Эта кнопка позволяет перейти к следующему колонтитулу (верхнему или нижнему).
• Закрыть. Возвращает в режим редактора, в котором вы находились до работы с колонтитулами.

Создание разных колонтитулов
Как правило нет необходимости в том, чтобы одну и ту же информацию приводить в верхнем и нижнем колонтитулах. Если вы предполагаете распечатать документ с обоих сторон листа бумаги и переплести страницы в виде книги, то не стоит делать одинаковыми колонтитулы четной и нечетной страниц.
Программа Word позволяет вам создать различные колонтитулы. Щелкните на кнопке Параметры страницы, расположенной на панели Колонтитулы. Появится диалоговое окно, в нем на вкладке Макет вы можете:
• Установить метку в поле Четных и нечетных страниц, что позволит использовать разные колонтитулы на четных и нечетных страницах.
• Установить метку в поле Первой страницы, чтобы иметь возможность задать верхний или нижний колонтитулы первой страницы документа или раздела, отличными от других.
Используйте панель Колонтитулы для перехода от одного колонтитула к другому. Для того, чтобы вернуться назад в текст документа, дважды щелкните где-нибудь на странице (за пределами колонтитула).
Вместо даты я ошибочно добавил к нижнему колонтитулу время. Как мне его удалить?
Для удаления любой части колонтитула выберите из меню Вид команду Колонтитулы. Выделите любую ненужную часть текста и нажмите Del.
Изменение положения и размеров колонтитулов
Для изменения положения и размеров колонтитулов используйте вертикальную координатную линейку, находящуюся с левой стороны экрана, следующим образом:
1. Отобразите на экране координатную линейку (если она отсутствует). Для этого выберите из меню Вид команду Линейка. Затем используйте панель Колонтитулы, чтобы переключиться от верхнего колонтитула к нижнему и наоборот.
2. Поместите указатель мыши на верхнюю или нижнюю кромку светлой части вертикальной координатной линейки. Он превратится в двунаправленную стрелку.
3. Для расширения или сжатия колонтитула перетащите границу в соответствующую сторону.
4. Используйте кнопки на панели форматирования, чтобы изменить расположение текста в колонтитуле. Можно устанавливать выравнивание текста по левому, правому краям или по центру.

 

Вставка текущей даты

Допустим, что вы работаете над документом длительное время, постоянно внося в него изменения. После внесения определенных изменений вы распечатываете документ, чтобы ознакомить коллег или начальство с его новой версией. Для того чтобы вам не запутаться среди большого количества распечатанных версий одного и того же документа, целесообразно размещать на страницах документа дату работы с ним. По дате вы легко определите последнюю версию вашего документа. Для того, чтобы включить текущую дату в нижний или верхний колонтитул документа, либо прямо в текст, выберите из меню Вставка команду Дата и время. Вы увидите диалоговое окно. Выберите формат даты и щелкните на кнопке Ok.
Программа Word считывает текущие значения времени и даты с системных часов компьютера. Если эти часы установлены неправильно, в документ будут вставляться неправильные значения даты и времени. Для того, чтобы исправить положение, следует изменить установку системных часов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на часах, расположенных в правой части панели задач Windows 95. В появившемся контекстном меню выберите Настройка даты/времени. Затем выполните необходимые установки и закройте диалоговое окно.
Однако, если просто вставить текущую дату в документ, она никогда не изменится, и вы не сможете отличить одну печатную версию документа от другой. Надо сделать так, чтобы дата обновлялась всякий раз при открытии документа. Для этого в диалоговом окне Дата и время следует поставить метку в поле Обновлять автоматически.

 

Нумерация страниц

Нет необходимости возиться с колонтитулами, если нужно вставить в документ только номера страниц. В программе Word предусмотрены специальные средства для нумерации страниц. Выберите из меню Вставка команду Номера страниц, и программа Word поместит номера страниц в нижний (или верхний, если вы его предпочтете) колонтитул вашего документа. Для этого потребуется всего несколько щелчков в диалоговом окне Номера страниц. Следует помнить, что номера страниц видны на экране только в режиме разметки или в режиме предварительного просмотра документа перед печатью. В обычном режиме и в режиме структуры колонтитулы скрыты.
Для того чтобы вставить в текст номера страниц, выполните следующие действия:
1. В диалоговом окне Номера страниц укажите программе Word положение номеров - в верхней или нижней части страницы.
2. Укажите программе Word, как размещать номера страниц: слева, справа или по центру страницы. В поле Образец будет показано выбранное вами размещение.
3. Щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Формат номера страницы, и выберите способ нумерации: буквами, цифрами или латинскими цифрами. Щелкните на кнопке ОК

 

Вставка в документ графических объектов

Программа Word служит не только для работы с текстами. Ее можно уподобить небольшой издательской системе. Как и любая издательская система, программа Word позволяет вставлять в документы картинки, диаграммы, эмблемы и расписывать их красками.
С помощью программы Word эффективно решается целый ряд редакторских задач. Так, графику на страницах документа можно помещать точно в требуемом месте. Можно также изменять размеры вставляемых объектов, перемещать их по документу. Иногда требуется отделить объект от текста документа. Если щелкнуть на объекте, то он окружается размерными маркерами. Эти маркеры ограничивают занимаемое объектом пространство. Программа Word позволяет располагать основной текст документа за пределами этих маркеров.
В документ Word можно помещать любые объекты, включая таблицы и текст. Например, если возникает необходимость в красочном оформлении заголовка, можно поместить его в документ как объект программы WordArt.
Размещение в документе рисунков
Если необходимо добавить рисунок к документу Word, можно сделать это одним из двух способов. Вы можете взять рисунок, уже созданный одной из программ, работающих с графикой, и вставить его в документ, либо нарисовать свои собственные рисунки, используя встроенные в Word средства.
Для того чтобы вставить рисунок в текст документа, выполните следующие действия:
1. Выберите из меню Вставка команды Рисунок, Из файла. Вы увидите диалоговое окно Добавить рисунок.
2. Выберите папку, в которой хранятся файлы с рисунками. Обычно подобные файлы хранятся в папке Clipart.
3. Используйте прокрутку, чтобы просмотреть файлы с графикой и найти подходящий. После выбора имени файла рисунки будут появляться в поле для предварительного просмотра, расположенном справа от списка файлов.
4. Установите отметку в поле Связать с файлом и удалите отметку в поле Хранить в документе, если хотите сохранять картинку в отдельном файле. Не устанавливайте отметку в поле Связать с файлом, чтобы хранить весь рисунок в документе.
5. После выбора рисунка щелкните на кнопке Добавить. Изображение будет вставлено в ваш документ в точке, обозначенной курсором.
Я хочу вставить рисунок, подготовленный программой работы с графикой, не входящей в Word. Однако программа Word выдает сообщение, что она не воспринимает формат рисунка. Что мне делать?
Используйте буфер обмена программы Windows для вставки рисунка в документ. Откройте Файл с рисунком в упомянутой графической программе. Выделите рисунок и нажмите Ctrl+Ins, чтобы скопировать его в буфер обмена. После этого переключитесь в Word, укажите место вставки рисунка и нажмите Shift+Ins. Windows сконвертирует рисунок в формат, который программа Word сможет понять, и затем вставит его в текущий документ.

Создание собственных рисунков
Для переключения в графическую утилиту Word выберите из меню Вставка команду Объект. Появится диалоговое окно Вставка Объекта. Из списка Тип объекта выберите пункт Рисунок Microsoft Word. Вы можете вставить в документ диаграммы, рисунки и другие графические объекты из других программ, включая встроенные программы Mirosoft Office, подобные Clipart Gallery и Microsoft Graph.
Совмещение объекта с текстом документа
Для организации гармоничного расположения текста и объекта выполните следующие действия:
1. Выделите объекты и из меню Формат выберите команду Рисунок (если графический объект является рисунком, или другой пункт, указывающий на объект).Раскроется диалоговое окно Формат рисунка.
2. На вкладке Обтекание выберите один из вариантов в области Обтекание, чтобы указать программе Word способ обтекания объекта.
3. В области Текст выберите способ размещения текста вокруг объекта.
4. На вкладке Положение укажите положение объекта в документе, если вы еще не поместили рисунок на нужное место простым перетаскиванием.
5. На вкладке Размер укажите ширину и высоту рисунка или внесите изменения в масштаб относительно исходного размера.
6. Щелкните на кнопке Ok, чтобы изменения вступили в силу.
Я не могу задать способ обтекания рисунка текстом на вкладке Обтекание диалогового окна Формат рисунка. Почему?
Возможно, что при вставке рисунка в текст вы не поставили метку в поле Поверх текста. Выделите рисунок и вызовите на экран диалоговое окно Формат рисунка. Поставьте метку в поле Поверх текста на вкладке Положение.
Удаление объекта
Для удаления объекта переключитесь в режим разметки страницы. Затем выделите кадр и нажмите клавишу Del. Если произошло случайное удаление объекта, щелкните на кнопке Отменить для восстановления кадра.

 

Выделение частей документа

Вы можете добавить рамки и тени к любому объекту документа. Для того чтобы охватить рамкой объект из меню Формат выберите команду Границы и заливка. Появится диалоговое окно. Доступные при этом опции идентичны используемым при работе с таблицами.
Следует отметить несколько важных моментов, о которых необходимо помнить при использовании границ и заливки с целью выделения текста:
Заключайте в рамку весь абзац. Не рекомендуется брать в рамки отдельные слова внутри абзаца.
Для того чтобы быстро построить границу используйте крайнюю правую кнопку на панели форматирования.
Для того чтобы вызвать на экран панель Таблицы и границы, щелкните на кнопке Панель, расположенной в диалоговом окне Границы и заливка.
Используйте списки Тип линии и Толщина линии, доступные панели Таблицы и границы, для выбора линии.
Когда вы меняете отступ обрамленного абзаца, обрамление реконфигурируется автоматически.
Используйте тип границы Нижняя граница, чтобы подчеркнуть весь абзац. Когда вы используете заливку, выбранным цветом закрашивается вся обрамленная часть.

 

Расположение текста в несколько колонок

Простые документы чаще всего создаются в виде сплошного текста, заполняющего страницы от края до края. Для коротких документов такое расположение вполне приемлемо. Однако длинные документы с мелким шрифтом будут читаться гораздо легче, если текст разбить на две или три колонки вместо использования строк на всю ширину страницы. Чем меньше шрифт, тем больше колонок следует использовать. Например, рекомендуется использовать три колонки при размере литер 10 пунктов и две - при размере 12 пунктов.
Самый простой способ перейти от сплошного текста к колонкам - щелкнуть на кнопке Колонки на стандартной панели инструментов. В результате появляется окно с четырьмя полями, содержащими миниатюрные столбцы. Щелкните на том поле, которое отвечает подходящему числу столбцов, например на третьем, если вам нужны три столбца на странице.
Вы можете представлять в виде столбцов заранее выделенный текст или текст, который вы только начинаете вводить.
В нормальном режиме просмотра ваш текст будет выглядеть как один длинный сплошной столбец, прижимающийся к левому краю экрана. Чтобы взглянуть на истинный вид документа со столбцами следует использовать режим разметки страницы. Для перехода в этот режим из меню Вид выберите пункт Разметка страницы.
• Упражнение 6.1
Расположите текст в несколько колонок.
• Ключ к заданию
Вы можете также разбить сложный текст на столбцы с помощью диалогового окна Колонки. Этот способ требует дополнительных затрат времени, однако обеспечивает доступ к расширенному набору опций. Он включает следующие шаги:
1. Установите точку вставки текста в то место, где должны начинаться столбцы. Выберите из меню команды Формат, Колонки. Вы увидите диалоговое окно.
2. Выберите одно из предусмотренных размещений колонок - два или три одинаковых столбца или два различных столбца.
3. Если вы хотите провести линию между столбцами, установите метку Разделитель. В поле Образец можно оценить результаты своей деятельности.
4. Для того чтобы переформатировать в столбцы лишь часть документа, в поле Применить укажите До конца документа или на К текущему разделу. Щелкните на кнопке ОК, чтобы выполнить верстку столбцов.
• Упражнение 6.2
Иллюстрация основных этапов подготовки набранного текста к печати. Вставка постоянных и переменных колонтитулов, форматирование содержания, многоколонный набор, вставка графических объектов и рисунков.
• Вставьте нумерацию страниц вниз страницы. Определите выравнивание по своему усмотрению.
• Вставьте постоянный верхний колонтитул
• Выделите наиболее важные на ваш взгляд части документа.
• Разместите в документе несколько графических объектов, научитесь их удалять.
• Разместите в документе рисунки, попробуйте создать свои.

 

Глава 7.Вывод документов на печать

 

Перенос экранного изображения на бумагу является довольно сложным процессом. Беря на себя выполнение этой задачи , редактор Word избавляет вас от этих сложностей. Изображение документа на бумаге может оказаться хуже, чем экранное изображение. Как сделать так, чтобы этого не происходило?

 

Предварительный просмотр печатных страниц

Нажмите на кнопку Предварительный просмотр, расположенную на стандартной панели инструментов. На экране вы увидите то, что потом вы увидите на бумаге. Будет активизирован режим предварительного просмотра. Экран программы Word совсем не похож на используемый в режиме ввода текста: отсутствует стандартная панель инструментов и панель форматирования, но зато присутствует небольшая панель Предварительный просмотр.
• Панель Предварительный просмотр позволяет не только перемещаться по тексту, увеличивать и уменьшать его изображение, но и редактировать документ в режиме предварительного просмотра. Если вы заметите ошибку или вам просто не понравится вид одной из страниц, вы сможете тут же всё исправить при помощи следующих кнопок-команд:
• Печать. Нажатие этой кнопки вызывает вывод на печать одного экземпляра документа, который находится перед вами на экране.
• Увеличение. После щелчка на кнопке Увеличение указатель прев вращается в увеличительное стекло со знаком. Щелкните на том месте, которое вы хотите увеличить. После этого вы как бы приближаетесь к листу бумаги и рассматриваете его с более близкого расстояния. При отжатой кнопке вы можете редактировать документ.
• Одна страница. В результате щелчка на кнопке Одна страница на экран выводится изображение страницы, рассматриваемой в текущий момент. Для перемещения по странице используйте клавиши со стрелками. Для перемещения от страницы к странице используйте клавиши Page Up и Page Down.
• Несколько страниц. Щелчок на кнопке Несколько страниц приводит к отображению в окне предварительного просмотра нескольких страниц документа, размещённых рядом друг с другом. Нажмите кнопку и растяните границы появившегося изображения страниц мышью, установив требуемое число страниц. Эта кнопка предоставляет великолепную возможность ознакомиться с общим видом документа. Однако, рассмотреть мелкие детали документа в таком режиме практически невозможно.
• Масштаб. Это поле используется для изменения масштаба отображения документа. Значение масштаба либо вводится в поле непосредственно, либо выбирается из списка, который раскрывается после щелчка на стрелке вниз, расположенной слева от поля. В раскрывающемся списке имеются также пункты По ширине страницы, Страница целиком. Две страницы. Наличие этих пунктов позволяет достигать желаемого изображения, не заботясь о количественном значении масштаба.
• Линейка. Эта кнопка позволяет удалить с экрана координатную линейку, когда она вам не нужна, и возвратить ее в случае необходимости. Координатная линейка может быть использована для позиционирования отступов абзацев, полей и других настроек.
• Подгонка страниц. Кнопка Подгонка страниц служит для уплотнения текста. Ее целесообразно использовать, когда на последней странице документа оказываются две или три строки текста и вы хотите немного сжать его, чтобы сэкономить страницу.
• Во весь экран. Щелкните на кнопке Во весь экран, чтобы убрать с экрана лишние инструменты, за исключением панели Предвари тельный просмотр и просматриваемого документа. Строка меню хоть и исчезает при этом, но остается доступной, если указатель мыши переместить к верхнему краю экрана. На экране появится также панель Во весь экран с кнопкой Вернуть обычный режим. Используйте эту кнопку, кнопку Во весь экран на панели Предварительный просмотр или клавишу Esc, чтобы возвратиться в предыдущий режим работы.
• Закрыть. После щелчка на кнопке Закрыть восстанавливается обычный режим отображения документа, удобный для редактирования.
• Контекстная справка. Когда вы щелкаете на кнопке Контекстная справка, указатель мыши приобретает вид, изображенный на этой кнопке. Установите этот указатель где-нибудь на экране, щелкните один раз, и программа Word выдаст справочную информацию.
Количество страниц, которое можно просматривать одновременно, зависит от возможностей вашего компьютера, особенно от видеоадаптера и монитора. На больших мониторах и при хорошем видеоадаптере можно до 50 страниц одновременно. Однако в обычном режиме (640х480) вам удастся одновременно увидеть лишь до 18 страниц. Чем больше страниц выводится на экран, тем мельче изображение. При очень мелком изображении практически ничего нельзя сказать о структуре документа из-за того, что все его детали сливаются.
Редактирование в режиме предварительного просмотра
В программе Word имеется возможность редактирования текста в режиме предварительного просмотра. Вы можете перемещать целые фрагменты текста, переформатировать знаки или абзацы, устанавливать поля и даже вставлять графику. Но результат редактирования не всегда будет близок к желаемому. Следует помнить, что основное назначение режима предварительного просмотра - не внесение изменений в документ, а оценка вида документа перед выводом на печать.
Для того чтобы изменить слово или предложение, лучше всего переключиться в обычный режим или режим разметки страницы. Тем не менее в режиме предварительного просмотра удобно перемещать абзацы и графику с одной страницы на другую.
Быстрый способ увеличить изображение страницы
Когда вы видите на экране все страницы своего документа, у вас формируется представление об общей структуре материала. Появляется возможность оценить правильность расположения графики и наличие необходимых заголовков. А если вам захотелось быстро взглянуть на некоторую конкретную мелкую деталь, например, прочесть заголовок, то существует простой способ быстрого увеличения изображения с последующим возвратом к общей картине.
Щелкните на кнопке Увеличение/уменьшение. Указатель приобретет вид лупы со знаком плюс или минус (это зависит от текущего масштаба). Для увеличения изображения в случае лупы со знаком плюс щелкните на фрагменте, подлежащем детальному рассмотрению. Если указатель превратился в лупу со знаком минус, то щелчок мышью уменьшить изображение.
Щелкните на любом месте страницы, чтобы вернуть предыдущее изображение документа. Для того чтобы возвратить курсору нормальный вид указателя точки вставки, следует повторно щелкнуть на кнопке Увеличение.
Уплотнение текста
В режиме предварительного просмотра имеется возможность уменьшить на одну страницу количество страниц документа. Эта возможность лучше всего реализуется в том случае, когда небольшой фрагмент документа попадает на последнюю страницу. В этом случае программа Word, набрав чуть более мелким шрифтом несколько строк последней страницы документа, сможет разместить их на предыдущей странице. Активизируется механизм уплотнения текста после нажатия кнопки Подгонка страниц. Если вас не устраивает результат, полученный после уплотнения текста, достаточно воспользоваться кнопкой Отменить для восстановления исходного состояния документа.
Распечатка документа
Если результат предварительного просмотра документа вас удовлетворяет, щелкните на кнопке Печать. Эта кнопка аналогична кнопке Печать, расположенной на стандартной панели инструментов. Щелчок на ней запускает процедуру печати. При этом без дополнительных запросов со стороны программы Word распечатывается один экземпляр документа на той бумаге, которая установлена на принтере.
Если вы хотите напечатать несколько экземпляров документа или только отдельные его страницы, не стоит использовать кнопку Печать. Обратитесь к меню Файл, выбрав из него команду Печать. После этого на экране появится диалоговое окно. В диалоговом окне Печать проверьте, тот ли установлен принтер, укажите количество копий документа, выводимых на печать. При необходимости распечатать несколько копий установите метку в поле Разобрать по копиям, чтобы в последствии не перекладывать их вручную. Укажите страницы, которые следует распечатать и щелкните на кнопке ОК.
Порядок складывания бумаги при распечатке меня не устраивает: последняя страница располагается сверху, а первая внизу. Приходится перекладывать страницы документа после его распечатки. Можно ли этого избежать?
Да, можно. У разных принтеров реализуется различный порядок складывания бумаги в приёмнике для бумаги. В том случае, когда страницы распечатываемого документа располагаются в обратном порядке, следует поменять порядок вывода страниц на печать. Это делается установкой метки в поле В обратном порядке, расположенном на вкладке Печать диалогового окна Параметры. Кроме того, у принтера могут иметься специальные переключатели, определяющие порядок складывания страниц в приемнике для бумаги.

 

Работа диспетчера печати

Диспетчер печати Windows выполняет все печатные работы, поступающие от программы Word и других программ Microsoft Office. Когда документ посылается на принтер, на самом деле он посылается диспетчеру печати Windows, управляющему выводом документа на принтер.
Если вы хотите увидеть, что происходит с документом после отсылки его на печать, загляните в папку Принтеры. Для этого нажмите кнопку Пуск и выберите пункты Настройка, Принтеры. Щелкните дважды на значке вашего принтера. Появится окно, в котором вы сможете удалить задания из очереди.
Для этого из меню Принтер выбирается команда Удалить задания. Вы можете приостанавливать и возобновлять различные печатные работы, а также отменять печать уже печатаемых документов.
Если вы ошибочно послали ряд страниц на принтер, отмените печать. Для этого щелкните дважды на значке принтера справа на панели задач. Из меню Документ выберите команду Отменить печать.

 

Проблемы, связанные с работой принтера

Каждый принтер имеет довольно сложное внутреннее устройство. Чем сложнее механизм, тем сложнее контролировать его работу. Как вы уже знаете управление принтером может осуществлять диспетчер печати. Однако, не все находится в его власти. Некоторые моменты доступны только вашему контролю. Ниже приводится небольшой перечень наиболее часто встречающихся проблем, связанных с работой принтера.
Принтер не реагирует на нажатие кнопки Печать
Вот перечень наиболее распространенных причин, по которым нажатие кнопки Печать не активизирует работу принтера:
•Принтер не включен. Включите принтер, вставив вилку шнура питания принтера в сетевую розетку.
•Принтер не подключен к компьютеру. Для того чтобы быть вполне уверенным в обратном, проверьте кабель и разъемы, связывающие принтер и компьютер. В случае отсутствия соединения выполните подключение принтера к компьютеру. Подключение следует выполнять при выключенных принтере и компьютере!
•Windows не обнаруживает принтер или неправильно его определяет. Прежде чем Word сможет работать с принтером, вы должны установить драйвер принтера - небольшую программу, которая позволяет Windows взаимодействовать с вашим принтером. Когда вы в программе Word используете команду Печать из меню Файл, посмотрите, тот ли принтер выбран в списке Имя диалогового окна Печать.
•Не заправлена бумага в принтер или заправлена неправильно. Убедитесь в наличии бумаги в принтере.
•Произошел сбой в работе принтера или принтером обнаружена конкретная ошибка. Выключите принтер, чтобы очистить его память и установите его в исходное состояние, затем снова включите и сделайте еще одну попытку печати.
Печать длится слишком долго
Когда вы нажимаете на кнопку Печать, программа Word полностью сосредотачивается на печатании вашего документа. Если он достаточно велик, процесс печати может сильно затянуться. Время распечатки одной страницы является характеристикой принтера. Если вас не устраивает именно продолжительность распечатки, у вас нет, возможно, другого выхода, кроме приобретения более быстродействующего принтера.
Но если вам не удается возвратиться к редактированию, после нажатия кнопки Печать, то проблема, возможно, связана с программой Word. Следует использовать режим фоновой печати. Для того, чтобы задать программе Word режим фоновой печати, выберите команду Печать из меню Файл и щелкните на кнопке Параметры. Установите отметку в поле Фоновая печать. Начиная с этого момента, программа Word будет печатать чуть медленнее, но вы сможете работать со следующим документом.
Распечатка выглядит странным образом
Если вы видите на распечатке совершенно не то, что ожидали, то проблема, возможно, заключается в шрифтах. Проверьте, какие шрифты используются в вашем документе, начиная с того места, начиная с того места, где текст распечатки искажается. Может оказаться, что ваш принтер не поддерживает использованный в документе шрифт и вам придется заменить его на другой, воспринимаемый принтером.
Как узнать, какие шрифты можно использовать?
Когда из списка Шрифт стандартной панели инструментов вы выбираете шрифт, ищите крошечный значок принтера рядом с именем шрифта. Первая из этих пометок указывает на шрифты TrueType, а вторая – на шрифты, на шрифты, встроенные в ваш принтер. Если рядом с именем шрифта нет никаких пометок, значит, ваш принтер не сможет напечатать этот шрифт в том виде, в котором он появляется на экране.

Меню Печать имеет блеклый вид
Причина того, что меню печать имеет блеклый вид, состоит в том, что Windowsне располагает достаточными сведениями о вашем принтере либо ваш принтер не настроен должным образом. В таком случае печать невозможна. Если вы знаете, как использовать Панель управления Windows, то сможете сами решить эту проблему. Для ее решения нажмите кнопку Пуск и выберите пункты Настройка, Принтеры. Добавьте при необходимости ваш принтер к списку используемых принтеров. Если вы совершенно не знакомы с подобными вопросами, обратитесь к соответствующей литературе.

 

 

 

Литература

Рогов И.П Office 97 (Microsoft Office 97): - М.: «Издательство БИНОМ», 1997.
Алферов А.П. Информатика для начинающих пользователелей. Учебное пособие. Ростов н/Д.; Изд-во «Феникс», 1996.
0.В. Ефимова, М.В. Моисеева, Ю.А. Шафрин Практикум по компьютерной технологии. Упражнения, примеры и задачи. Методическое пособие. – М.: АБФ, 1997.
Сью Чарльзуорт, Пол МакФедриз и другие Microsoft Office 95. Энциклопедия пользователя. – «DiaSoft» Киев, 1995.
А.А. Журин, И.А. Милютина Microsoft Office 97 для школьников и начинающих пользователей. – М.: «Аквариум», 1998.